Cómo hacer una factura: datos imprescindibles en la factura

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Para hacer una factura sin saber cómo empezar existen unos ciertos parámetros, y es que hay cosas que no deben faltar en una factura. Actualmente existen varios programas que permiten realizar facturas, alguno de ellos gratis, incluso para los autónomos con gestor pueden delegar esta función. Sin embargo, si una persona no cumple estas cosas y necesita hacer una factura, su primera factura, debe saber de qué consta una factura.

La factura debe contener los aspectos identificativos de la persona o empresa que la realiza y de a quién va dirigida, los servicios o productos que se ofrecen, el importe, el iva y el irpf.

La estructura de una factura quedaría de esta manera:

  • Datos de la persona o empresa que realiza la factura
  • Número de la factura (todas las facturas tienen una numeración según el orden que se van entregando)
  • Datos de la persona o empresa que recibe la factura
  • Fecha de la factura
  • Concepto de la factura (descripción de productos o servicios comprados)
  • Importe total de la operación (cantidad monetaria a pagar)
  • Retención del irpf
  • Iva
  • Total a cobrar
  • Forma de pago (al contado, domiciliación, tarjeta, otros)

En los datos de la persona o empresa se debe poner: nombre y apellidos o  razón fiscal, nif o cif, dirección fiscal, código postal, población, teléfono. Como se puede ver, realizar una factura es algo sencillo pero no se debe olvidar ningún paso, sobre todo cuando se trata con empresas que declararán esas facturas.

Los profesionales y autónomos deben realizar una factura por los productos vendidos o los servicios prestados, ya que consiste en un documento mercantil que da información acerca de la actividad económica del autónomo, garantizando además los derechos de la persona que recibe la factura. Si se factura a empresas y se trabaja como profesional, debe restarse el irpf, que es del 15% habitualmente, aunque los primeros dos años de actividad puede ser del 7%.

Existen facturas negativas, cuando se ha producido un error o se aplican devoluciones, y también existen facturas rectificativas cuando se ha cometido un error en una factura que ha sido enviada.

La factura es obligatoria y además obliga, esto quiere decir que hay que declarar el iva e irpf que consta en la propia factura. Las facturas se pueden hacer en Word, en Excel, en pdf o en lo que se quiera, pero sobre todo debe estar validada mediante la firma de la empresa o autónomo. Hay que tener en cuenta con los errores en las facturas, ya que pueden salir caros.

Aunque existe la opción de la factura electrónica, para muchos autónomos es una opción bastante costosa y no merece la pena.

Recursos para emprendedores: estrategias 2.0

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Aproximadamente hasta la segunda mitad del siglo XX, el marketing o estrategias de comercialización de las empresas se centraban en el producto. Sin embargo, algunos grandes movimientos cambiaron el mundo, como los ecologistas y los usuarios y consumidores. Hoy en día el centro de la estrategia es el cliente, que puede ejercer una gran influencia a partir de las redes sociales.

Mucho más que un sitio web
Cuando comenzó a popularizarse el acceso a Internet, la mayoría de las empresas se vio en la obligación, necesidad o deseo de crear un sitio web. Al comienzo, los sitios web institucionales eran más bien estáticos, informativos y con algún escaso canal de comunicación con el cliente. De la mano de la evolución de Internet estos sitios web comenzaron a incorporar nuevas herramientas que les permitieron desarrollar un diálogo mucho más rico con el usuario: información, pero sobre todo comunicación y posibilidades de interactuar. En la actualidad, los sitios institucionales incluyen diversas formas de comunicación, espacios para profesionales, relaciones internas y con la comunidad, invitaciones a formar parte de la organización o a suscribirse a un boletín electrónico. Muchas tienen un blog que sirve también a la comunicación institucional pero más informalmente y lo más moderno, que es la participación en las redes sociales. Un interesante estudio muestra cuarenta y seis casos exitosos de empresas que utilizan y combinan estos recursos con la publicidad y comunicación tradicionales.

Causas y consecuencias
Si bien en Internet todo es muy dinámico y bastante vertiginoso, siempre debemos tener presente que en los comienzos de la red, la publicidad empresaria, cuya primera manifestación fue el correo electrónico, se convirtió en un verdadero dolor de cabeza para los usuarios, hasta que comenzaron a desarrollarse políticas en defensa de su derecho a la privacidad y a no recibir publicidad no deseada. Por otra parte, es interesante tener en cuenta que los primeros en llegar a utilizar las redes sociales para quejarse o alabar el comportamiento empresario, fueron los usuarios. Todo el mundo conoce las 95 tesis del “Manifiesto Cluetrain”, un conjunto de ácidas reflexiones acerca de las relaciones entre los usuarios y consumidores y las empresas en el nuevo mundo de las redes sociales, como: 

  • “Las personas que participan en estos mercados interconectados han descubierto que pueden obtener mucha mejor información y soporte entre sí  mismos que de los vendedores. Ya basta de la retórica corporativa acerca de añadir valor a productos de consumo general”.
  •  “No hay secretos. El mercado en red sabe más que las empresas acerca de sus propios productos. Y ya sea que las noticias sean buenas o malas, se las comunican a todo el mundo”. 

De hecho, la comprensión, por parte de las empresas, del poder de las redes sociales, es lo que las ha impulsado a crear las suyas propias, independientemente de las de los usuarios, para difundir sus opiniones y aplicar estrategias. Otra de las consecuencias para las empresas, grandes o pequeñas, es la necesidad de administrar correctamente sus contactos y comunicaciones a través de las redes sociales.

Nuevas especializaciones
Actualmente hay una gran diversidad de redes sociales y cada una tiene sus propios trucos y secretos para manejarse correctamente. Por otra parte, las redes sociales se masifican en forma rápida y llega un momento en que se genera tal volumen de intercambio que es casi imposible para el ejecutivo de comercialización mantener la red actualizada dedicándole sólo unos minutos al día. Esto ha llevado a la aparición de una nueva especialidad: el/la “Community Manager”, un profesional capaz de dialogar con los usuarios y no solamente escuchar o comunicar.  Sus características son:

  • Comunicativo, dinámico
  • Debe poder explicar al interior de la organización los beneficios de la utilización de las herramientas 2.0
  • Profundo conocimiento de la empresa, sus productos, su filosofía y su cultura para transmitir adecuadamente los valores institucionales de la organización en un mundo cambiante.

Validez de los presupuestos y derecho de desistimiento en las contrataciones freelance

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En muchas ocasiones las contrataciones de trabajadores Freelance (como en general la de muchos productos o servicios que deseen contratarse sea el profesional o la empresa que sea de la modalidad que sea) se realizan por medio de la elaboración previa de un presupuesto, y conviene conocer algunas consideraciones previas sobre ellos. Así, como posteriormente adentrarse en el derecho que asiste al contratante de deshacer el acuerdo contratado.

Antes de iniciar concretamente en las consideraciones formales y/o legales de ello, es importante reseñar que todo lo mencionado se entiende a la regulación y a las recomendaciones generales de cualquier freelance. Sin perjuicio de por ejemplo los compromisos que tanto el contratado como el contratante adquieran por ser miembros, participar o contratar (o ser contratados) por plataformas de contratación freelance, intermediarios o similares. En estos casos los mismos quedarán sujetos a la normativa de estos, pues las aceptan expresa e irrenunciablemente para formar parte de ellas, sin que ello anule en el ámbito externo a la plataforma la aplicación de la ley general.

Pero si de por ejemplo un presupuesto cualquiera se habla, en la que un posible cliente ha solicitado a un profesional un presupuesto para ejecutar por ejemplo un determinado servicio, es de destacar que este presupuesto será en un primer momento el documento que regulará la prestación del servicio. Y compromete y obliga a su cumplimiento en caso de ser aceptado. Por ello, es especialmente necesario poner especial decoro y atención en la elaboración de este.

Para la elaboración de un presupuesto, es necesario destacar que en el deben de constar lo más detalladamente posible todas las condiciones en las que se prestará el servicio, pues a todas luces un presupuesto actúa a modo de contrato (sin perjuicio de que paralelamente a un presupuesto se redacte un presupuesto completo que establezca más detalladamente y con más detalles legales todo el marco de la colaboración) y por ello en el deben de constar los datos más importantes.

Concretamente es especialmente indispensable nombrar en el contrato el precio completo del servicio, las fases (si las hubiere) en las que se ejecutará el proceso, plazos de ejecución y entrega, condiciones (formas y medios) de pago, y cualquier otra consideración que se considere importante, y que pudiera dar lugar a controversia.

También es importante que en un presupuesto figure un periodo de validez máximo del mismo, pues desde la elaboración de este por parte del profesional y su entrega al cliente, el profesional se compromete a respetar las condiciones establecidas. En consecuencia y de no existir una fecha límite para la aceptación del contrato en esas condiciones (por ejemplo siete, diez, treinta o noventa días), el mismo se entenderá indefinido, y el contratante podría exigir a futuro esas condiciones. Del mismo modo y en otro orden de cosas, el contratante, por medio de la aceptación del contrato en el plazo establecido, se comprometerá a aceptar las condiciones establecidas.

Pero lo que no es tan conocido es el derecho de desistimiento que asiste al contratante una vez ha aceptado cualquier contrato, y obviamente si se entiende a un presupuesto como un contrato que mediante su presentación y aceptación vincula y obliga, se entiende una relación contractual en toda regla (destacar que todo ello se entiende en el marco jurídico español, pudiendo diferir en otros países).

Concretamente la LGDCU (Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios), establece y regula entre sus artículos 68 y 79 (ambos inclusive) dicho derecho de desistimiento, y otorga al consumidor y usuario “…la facultad del consumidor y usuario de dejar sin efecto el contrato celebrado, notificándoselo así a la otra parte contratante en el plazo establecido para el ejercicio de ese derecho, sin necesidad de justificar su decisión y sin penalización de ninguna clase” (Art.69 de la LGDCU). Ello quiere decir que el contratante siempre tendrá la facultad de resolver un contrato (previamente a su puesta en marcha) al que se haya comprometido.

Es de destacar que este derecho de desistimiento es inalienable y que no se podrá obligar al consumidor o usuario a firmar cláusula de renuncia en contrario, pues la misma sería considerada nula en pleno derecho. Y también es destacable que el usuario o consumidor no deberá reunir ninguna formalidad o explicación para su ejercicio.

Mencionar también que este derecho de desistimiento se entiende celebrado para todo tipo de contratos celebrados en España, y que es sin perjuicio de que en determinados y muy concretos casos este derecho no aplicase por la propia naturaleza del servicio a prestar o similar.

Y en un último orden de cosas, decir que la ley si bien no pone muchos límites a dicho ejercicio, si que la misma acota el periodo para poder ejercer de desistimiento. Concretamente la LGDCU establece al respecto en su artículo 71.1 que “El consumidor y usuario dispondrá de un plazo mínimo de siete días hábiles para ejercer el derecho de desistimiento. Será la ley del lugar donde se ha entregado el bien objeto del contrato o donde hubiera de prestarse el servicio, la que determine los días que han de considerarse hábiles”.

¿De dónde surgen las ideas de negocios?

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Es cierto que muchas ideas aparecen de pronto, en los momentos más inesperados y lugares menos pensados… con toda la apariencia de venir de “la nada”. Sin embargo, puedes estar seguro de que esa idea es el resultado de varias jornadas de trabajo inconsciente por parte de tus neuronas. Pero, ¿es la idea tan brillante como parece? A continuación, una pequeña guía para saber si la idea es realmente una idea de negocio.

Historia de un filtro de papel
Una de las historias de negocios más famosas del mundo es la de los célebres filtros de papel para café. Según se cuenta, Melitta Bentz era sólo un ama de casa de Dresden que se cansó de lavar filtros y de que el café adquiriera sabor amargo a causa de la suciedad de los filtros. Era el año 1908 y nacía la primera fábrica de filtros de papel para café, hoy en día convertida en un grupo económico de 50 empresas y más de 3.300 empleados.

¿Cómo puede haber llegado la idea a la cabeza de la Sra. Melitta? No lo sabemos, pero posiblemente a partir de relacionar y observar tres factores clave: las necesidades, las tendencias y las capacidades. Las necesidades son aquéllas aún no satisfechas por el mercado (recordemos que no siempre deben ser nuevos productos, también pueden ser formas nuevas de utilizar los productos existentes); las tendencias a observar no son tanto las del mercado como las de la propia sociedad. Todo esto se debe combinar con nuestra propia capacidad personal para dar una respuesta. En realidad, mucha gente trata de comenzar un negocio pensando qué sabe o qué puede hacer; esto es muy positivo pero a veces resulta limitante. Para llegar más lejos, lo mejor es buscar inspiración y mirar a nuestro alrededor.

Paseadores de perros
Hasta hace algunos años, una ocupación como “paseador de perros” parecía algo impensable. Sin embargo, aparecieron los paseadores de perros, los y las planificadores de bodas, los asistentes de compras, las secretarias virtuales, y un sinnúmero de propuestas que están relacionadas, precisamente, con los cambios en la sociedad.

Hoy en día la gente tiene menos tiempo, muchas personas viven solas (por ejemplo se calcula que en España las personas solas alcanzan al 20% de la población), la mayoría de las mujeres va a vivir en pareja y decide ser madre casi diez años mayores que sus antecesoras, las familias son más pequeñas… Muchos cambios en poco tiempo, pero también muchas más oportunidades que hasta hace algún tiempo: cambios sociales más necesidades no satisfechas. Sólo falta saber en qué medida tu capacidad personal puede entrar en este juego.

Tu tienda en internet
Hoy en día instalar un negocio es casi gratis: una tienda en Internet tiene un costo prácticamente cero y la posibilidad de llegar a millones de personas ubicadas en cualquier lugar del mundo.   Aún los servicios personales pueden ser difundidos a través de Internet; yo misma por ejemplo necesitaba hace algunas semanas un técnico en prótesis dentales y encontré uno a pocos minutos de mi casa… ¡por Internet! Explora las posibilidades de Internet para crear y difundir tu propia tienda, desde inscribir tus servicios en un buscador hasta tener tu propio sitio web. Los avances tecnológicos actualmente permiten aplicar un sinnúmero de herramientas que facilitan enormemente la gestión de negocios. Solamente debes mirar la realidad con otros ojos: los de tu propia, y quizás desconocida, capacidad para los negocios.

La factura electrónica en el trabajo autónomo

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La factura electrónica es un documento electrónico que tiene los requisitos legales que se exige a las facturas tradicionales, donde se puede demostrar la integridad y autenticidad de su contenido y origen. Por su puesto, para que tenga la misma validez que una factura habitual se debe tener consentimiento por ambas partes, y se debe garantizar la autenticidad de la factura.

La factura electrónica debe garantizar la seguridad de que es lo que dice ser y es de quien dice ser, de manera que se debe almacenar en un fichero de datos y está firmada con certificado digital o electrónico. Las facturas electrónicas se pueden almacenar o enviar por medios electrónicos garantizando la autenticidad de la factura, ya que son los equivalentes a la factura en papel.

Es necesario que la factura electrónica tenga los siguientes campos, para que tenga la misma validez que una factura en papel:

  • Número de factura
  • Fecha expedición
  • Razón Social emisor y receptor
  • NIF emisor y “receptor”
  • Domicilio emisor y receptor
  • Descripción de las operaciones (base imponible)
  • Tipo impositivo
  • Cuota tributaria
  • Fecha prestación del servicio (si es distinta a la de la expedición)

Este tipo de factura ofrece nuevas posibilidades a los autónomos, sobre todo si trabajan a distancia, para agilizar su trabajo, sobre todo en el campo de la facturación, y permitir un ahorre de costes en papel y envío de las facturas. Ofrece garantías a los clientes y comodidad a los autónomos, ya trabajen en un local o ofrezcan sus productos o servicios a distancia o por medio de internet. Es un recurso muy interesante para los autónomos y empresarios.

La factura electrónica ofrece una serie de ventajas:

  • Es indicada para el teletrabajo o trabajo por medio electrónico
  • Da confiabilidad a los clientes
  • Produce un ahorro en el gasto de papel y envío de facturas convencionales
  • El proceso de creación es eficiente y rápido

Frecuentemente la factura electrónica viene en los formatos: pdf, xml o edifact.

Las normas que rigen la factura electrónica en España son:

  • Real Decreto 1496/2003 Reglamento de Facturación
  • Real Decreto 87/2005 Modificaciones al Reglamento de Facturación
  • Orden Ministerial EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposicio­nes sobre facturación telemática y conserva­ción electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. (BOE, 14 de abril de 2007)
  • Orden Ministerial PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. (BOE 15-octubre de 2007)

En cada país se rige por sus propias normas, aunque todas tienen unos mismos puntos en común, y es ser el equivalente a una factura en papel con las mismas garantías, datos y una autenticidad real que haga que no se pueda copiar ni falsificar.

Ideas para teletrabajar: producción de recursos didácticos

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El “E-learning”  o aprendizaje utilizando las TICs es una nueva forma de aprender surgida  de la aplicación de las modernas tecnologías de la información y la comunicación. En realidad, los “cursos a distancia” existen por lo menos desde mediados del siglo XIX, pero generalmente estaban asociados con capacitación para oficios de baja calidad cuando no con verdaderos fraudes. Hoy en día, hasta las más prestigiosas universidades ofrecen carreras completas para ser cursadas utilizando Internet.

¿Qué es e-learning?
La expresión “e-learning” en realidad representa un modelo educativo que utiliza la informática y la tecnología de las comunicaciones para “diseñar, seleccionar, administrar, entregar y extender educación”. Comparte muchos de los atributos de la educación tradicional o presencial, y la gran diferencia es que los contenidos están disponibles para el usuario sin limitaciones de tiempo ni espacio.

Un trabajo de equipo
La gran ventaja de e-learning es, además de la posibilidad de vencer la dificultad de sincronizar tiempos y agendas que requiere la educación presencial, la disposición de un impresionante abanico de recursos tecnológicos: Internet, videos, audio, televisión interactiva, videoconferencias, presentaciones con diapositivas, infografías, animaciones… Precisamente en este punto nos vamos a detener hoy, pues la preparación del material es uno de los mayores desafíos de e-learning. Antiguamente los profesores preparaban sus propias clases; la tiza y el pizarrón eran sus principales aliados, para desarrollar y presentar las ideas en una secuencia lógica lineal.

Sin embargo, en el e-learning el pensamiento lineal no permite aprovechar al máximo los recursos que brinda la red, como los enlaces o hipertextos, además de que la estructura de una clase a distancia mediante Internet debe facilitar al alumno el acceso a la parte del curso que desee en el momento en que lo desee. Hoy en día, el armado de un curso a distancia es un verdadero trabajo en equipo, con nuevos especialistas y nuevas oportunidades para teletrabajar.

De lo más sencillo a lo más difícil

  • Contenidos por correo electrónico en formato Word: es la forma más sencilla de acercar a los alumnos un material didáctico elemental, como un apunte o un texto para analizar, pero también la que menos aprovecha todos los recursos informáticos. Puede subir el material a su sitio web o al blog del curso para que los alumnos lo descarguen.
  • Captura de pantallas: es una forma muy sencilla y didáctica para explicar por ejemplo el funcionamiento de programas. Se capturan mediante el teclado del ordenador y se almacenan en formato gráfico. Se pueden agregar textos, flechas, indicadores e inclusive sonidos.
  • Clases grabadas en video o audio: otra forma muy sencilla. El docente puede grabar en video su propia clase o audio y subirla al sitio web del curso para ser visualizada, escuchada o descargada.
  • Presentaciones con diapositivas: recurso utilizado históricamente. Actualmente los programas de realización de diapositivas permiten incorporar animaciones e insertar sonidos y películas.
  • Creadores de crucigramas y juegos: hay algunos muy sencillos y fáciles de utilizar. Lamentablemente la mayoría de estos materiales están en inglés…
  • Exámenes en línea: un excelente recurso que permite al estudiante monitorear sus avances en forma permanente. Es el mismo método que utilizan las encuestas en línea.
  • “VoiceThread”: una de las mejores y más modernas herramientas gratuitas. Permite las conversaciones multimedia; funciona como un álbum multimedia en línea que contiene todo tipo de recursos (textos, imágenes, videos, música, animaciones, etc.) y permite que los estudiantes realicen comentarios y los compartan.

Recursos para emprendedores: el boletín electrónico

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El boletín electrónico es una de las más eficaces herramientas con las que cuenta actualmente el emprendedor: económica, fácil de usar, brinda servicios al usuario y provee información.  Si todo lo que has leído hasta ahora sobre boletines electrónicos no ha hecho más que confundirte… intentaremos echar un poco de luz sobre el asunto.

Primero lo primero: ¿qué es un boletín electrónico?
El boletín electrónico es una suerte de herramienta “multipropósito”: sirve para comunicar, enviar y recibir información, brindar servicios, fidelizar al cliente, vender… Por eso no hay una definición única acerca de qué es un boletín electrónico, sino que cada emprendedor debe determinar los “multipropósitos” de su futuro boletín electrónico sin encasillarse en modelos ni estructuras predeterminadas.  De hecho, el error más común al comenzar a trabajar en la idea del boletín electrónico, se comete al no pensarlo en todas sus dimensiones.  Lo mejor es comenzar con algo sencillo y tomarse el tiempo necesario para mejorarlo a medida que se reciben los comentarios de los clientes.

Forma y contenido
Actualmente hay muchas herramientas que te permitirán diseñar por ti mismo tu boletín electrónico, pero antes de comenzar debes responder una pregunta: ¿cómo son las personas que recibirán el boletín electrónico?  ¿Mayoritariamente varones o mujeres? ¿Románticos, prácticos, elegantes, informales? ¿De todas las edades o un segmento en particular? Como ves, la respuesta a estas preguntas resolverá muchas de las cuestiones relativas a la forma y el contenido.  Si diseñas un producto estandarizado y lo envías a un millón de direcciones de correo electrónico de una base de datos comprada, lo más probable es que no obtengas ningún resultado, perdiendo tiempo y dinero y desprestigiando tu marca.

Es preferible comenzar con tu propia base de datos, por pequeña que sea, ya que esos primeros receptores te conocen y no rechazarán el boletín sin siquiera leerlo.  El diseño, los colores y el formato, y por supuesto los contenidos, deben estar de acuerdo con los deseos, necesidades e intereses de tu público.  Si no lo puedes hacer solo, siempre será más rentable a la larga, contratar servicios de diseño y redacción de textos que además le darán a tu boletín un aspecto profesional.

El ida y vuelta de la comunicación
Como decíamos al comenzar, el boletín electrónico debe ser visto como una fuente de información de ida y vuelta.  Para esto, el boletín debe contener algunos elementos que te permitan conocer más profundamente al cliente, como una pregunta sencilla, una encuesta breve acerca de sus gustos, un espacio para comentarios o lo que tu imaginación te dicte.

Muy importante es el manejo de la base de datos, es decir, cómo procesarás la información.  Generalmente es un trabajo manual, que consiste en corregir direcciones de correo electrónico de los receptores del boletín, dar altas y bajas, enviar un correo de bienvenida a los nuevos suscriptores, incorporar datos nuevos…

Debes tener presente que la creación y mantenimiento del boletín electrónico lleva implícito disponer de tiempo para estas tareas y perseverancia para continuar a pesar de las dificultades.  Es sabido que los clientes están dispuestos a disculpar errores y pasar por alto algunos defectos, a cambio de recibir información en forma periódica.  Esto significa también que debes definir la frecuencia del boletín: debe ser tan espaciada como para no saturar al cliente, ¡pero no tanto como para que te olvide antes de recibir el próximo boletín!

Para tener en cuenta:

  • El boletín electrónico debe tener nombre, una dirección de correo válida, fecha, tabla de contenidos, botón para suscribirse y darse de baja
  • Debe cargarse rápidamente
  • No debe contener archivos adjuntos
  • Los contenidos deben ser interesantes para el usuario
  • Puede contener enlaces para leer más en tu sitio web o en otros
  • Puede contener una opción para reenviar a un amigo.

Recursos para teletrabajadores: las fuentes de inspiración

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No sólo los artistas necesitan inspiración; todas las personas que se dedican a teletrabajar y hasta podríamos decir todas las personas en el mundo, sea cual sea nuestra ocupación, necesitamos en algún momento, una palabra, una imagen o una acción inspiradoras. Es cierto que un buen trabajo está compuesto por un 10% de inspiración y un 90% de “transpiración”, pero sin ese 10%… ¡ni siquiera podremos comenzar!

¿Por qué necesitamos inspiración?
Una cosa es tener los conocimientos necesarios como para realizar un trabajo, y otra muy distinta es tener las ideas para realizar concretamente el trabajo del día o de la semana. La mente humana es un universo complejo, y no siempre tenemos la misma disposición de ánimo para encarar las obligaciones diarias. Una discusión con tu pareja, una enfermedad o problemas en la escuela de uno de tus hijos, son motivos suficientes para que la mente se distraiga y los pensamientos se refugien en los más oscuros recovecos.

Es interesante tener en cuenta que la falta de inspiración no es rara ni peligrosa sino más bien perfectamente normal en algún momento de la vida… ¡o del día! Los teletrabajadores deben agregar el estrés y el aislamiento, más todos los motivos que puedan imaginar, para llegar a la situación popularmente conocida como “¡no se me cae una idea!”. En estos casos no vale la pena golpearse la cabeza contra la mesa. Así, las ideas no caerán. Lo mejor es buscar inspiración.

Algunas fuentes de inspiración
Si trabajas con Internet, te interesará saber que Internet es una de tus mejores fuentes de inspiración, pero no la única. Además ¡cuidado! Si no sabes utilizarla correctamente, lo más probable es que derroches los pocos minutos que puedes dedicar a buscar inspiración en una navegación sin resultados prácticos.

Fuentes de inspiración en Internet

  • Las “alertas”: cada día puedes recibir en tu casilla de correo electrónico una o varias “alertas” sobre los temas que te interesan.
  • Boletines de noticias y revistas electrónicas de instituciones u organizaciones dedicadas al tema de tu especialidad.
  • Lee a los colegas. Seguramente has detectado algunos blogs o sitios web de colegas a los que admiras. Dedícales unos minutos de lectura.
  • Lee a la competencia. Te permitirá mantenerte al día acerca de sus novedades y descubrimientos.
  • Elige otras fuentes de información, como audios o videos. A veces una fotografía, una imagen o un sonido pueden despertar nuestra inspiración.

Fuentes de inspiración con Internet

  • Conversa con un colega. Fíjate en la lista de “conectados” quién está disponible. A veces basta con un intercambio de saludos y algún comentario breve sobre el tema del día.

Fuentes de inspiración sin Internet

  • Explora tu mente. Dedica unos minutos a pensar en lo que te gusta, tus aficiones o entretenimientos fuera del trabajo. Pensar en algo agradable relaja la mente y la predispone a la creatividad.
  • Revisa tus propios trabajos. Seguramente encontrarás una arista sin explorar, algo que quedó pendiente, una consulta sin responder.
  • Pasado, presente y futuro: examina el asunto a la luz del pasado, procura conocer su estado en el presente, anímate a realizar una predicción sobre el futuro.
  • ¡Anímate! Seguramente hay algún aspecto de tu trabajo que hasta ahora no te animaste a abordar.
  • Escribe tu propia lista de fuentes de inspiración y compártela con tus colegas.

Casos concretos y prácticos de gastos profesionales de un freelance

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Muchas veces son las que se comenta y expone la estructura fiscal que debe de soportar un o una freelance (es más, incluso de ello se ha tratado en este mismo sitio). También son muchas las veces que se comenta y expone la teoría o los detalles concretos de esa estructura fiscal, y en muchas ocasiones se habla de cual es el mejor sistema para optimizar (es decir, para pagar menos impuestos legalmente, para reducir nuestra factura fiscal), pero en pocas ocasiones se da con nombre y apellidos la lista, el conjunto de elementos y factores que a la postre son los que nos van a permitir esa reducción en la suma a pagar al fisco, y eso es lo que se va a ver en este artículo.

Primero de todo, decir que obviamente en cada país y en cada realidad normativa fiscal, existirán unos elementos u otros que nos permitirán reducir el pago en el fisco. Y que bien pudiera ser que lo que en un país determinado se considera como un bien o un factor adecuado para reducir la factura fiscal, en el país de al lado no sea así, pero a modo general básicamente el sistema es muy parecido, y en consecuencia solo deberemos adecuarlo a las concretas particularidades.

Del mismo que a las concretas particularidades deberemos adaptarnos según sea nuestra actividad profesional. Pues obviamente no tendremos las mismas necesidades si tenemos una profesión u otra, traducido al lenguaje del fisco: no tendremos las mismas cargas, ni las mismas necesidades de compra (de gasto) profesional si estamos dados de alta en un epígrafe de la hacienda pública que si estamos dados de alta en otro.

Es decir, si partimos de la base de que para reducir la factura al fisco, a modo general cabe decir que solo cabe la solución de tener los menores beneficios posibles al año y que ello pasa por tener el mayor número de gastos posibles al año, obviamente no tendremos los mismos gastos si trabajamos en la construcción, que si por ejemplo somos traductores y trabajamos básicamente a través de sistemas informáticos y sin grandes desplazamientos o contacto presencial con clientes.

Entonces ¿cuáles son aquellos productos, aquellos enseres concretos que pueden servirme para pagar menos a hacienda? La respuesta es simple: todos aquellos que sirvan directamente a nuestra actividad profesional. A todo esto se le tendría que añadir que serán gastos profesionales todos aquellos gastos que tengan relación directa con nuestra actividad profesional. Así, además de los productos que podamos comprar para nuestra actividad profesional, o de los equipos profesionales que compremos, también puede sernos deducible: los gastos en desplazamientos, dietas, etc., pero siempre con sus particularidades.

A modo general diremos que por ejemplo todos aquellos productos de oficina (papelería, etc.) entrarán siempre sin problemas en la lista de gastos deducibles, como también entrarán en esta lista todos los productos o equipos informáticos o de índole tecnológica que debamos comprar (tinta para la impresora, software, gadgets, etc.) siempre y cuando los hagamos servir para nuestra actividad profesional.

También podrán entrar en esta lista los gastos que incurramos en telecomunicaciones, los gastos de estacionamiento de nuestro vehículo, transporte o nuestros gastos en dietas (restaurantes, etc.) siempre (cabe decir otra vez) que estén relacionados directamente con nuestra actividad profesional (es decir, no nos incluirá el estacionamiento, el transporte o la comida que se realice para actividades o asuntos personales) y dentro de los límites y particularidades que establezca la ley que nos compete.

En definitiva, en general cualquier gasto que sea directamente relacionable con nuestra actividad profesional será deducible, ahora bien, aún falta hacer algunas consideraciones más al respecto:

A veces es difícil (y más en las profesiones liberales) discernir si un gasto se ha producido por índole estrictamente profesional o no (un viaje por ejemplo habitualmente es claro si se ha realizado por negocios o no, pero no siempre por ejemplo el consumo del teléfono o gasolina, o bien si compramos consumibles de distinta índole y les damos un uso mixto). En este caso será siempre interesante consultar con un profesional que nos indicará exactamente el qué y el cómo puede deducirnos.

Decir también que el principio de prudencia y de no abuso puede evitarnos sustos posteriores. Así, no abusar de los gastos a introducir, y especialmente que estos no sean de un volumen desproporcionado en relación a los ingresos que tenemos es el camino más seguro para evitar para que la hacienda pública ponga los ojos sobre nosotros, y para evitar que seamos la mejor presa para que nos hagan una inspección fiscal o como mínimo para que nos pidan explicaciones.

Un último apunte al respecto, en este artículo no se ha entrado a valorar las demás opciones de deducción que existen (como por ejemplo amortizaciones por bienes adquiridos), o por nuestra estructura fiscal personal (ya que un freelance computa habitualmente como autónomo y por ende imputable directamente a su renta personal) (como si tenemos o no hijos, estado civil, inversiones, etc.), y es que eso en todo caso es más adecuado para otros artículos de índole genérica, o al contrario, en casos individuales al respecto. Como genérica y nada individual es la necesidad de que para poder deducirnos todos los gastos anteriormente mencionados siempre aportemos el justificante aceptado al respecto, que siempre pidamos, tengamos y aportemos las facturas, sin excepción.

Tu video en Internet: el lenguaje de los gestos

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Cada vez más, Internet se populariza como la herramienta ideal para trabajar y comunicarse, gracias a que pone a disposición de los usuarios una amplia batería de herramientas a un costo prácticamente cero. Sitios gratuitos, redes sociales, mayor capacidad de almacenamiento y comunicación mediante videoconferencias disuelven fronteras y diferencias horarias.

Videocomunicación, el nuevo estilo de comunicación con Internet
Al mismo que avanza la tecnología y se difunden nuevas formas interactivas, los usuarios van adquiriendo nuevas habilidades. Por ejemplo, el currículum de las personas que buscan trabajo en Internet. Al principio, el CV en Internet era muy parecido a un CV en papel: el mismo diseño, la pequeña fotografía tipo carnet que no beneficiaba en nada al postulante… Actualmente, es habitual colgar un video en el que el postulante se presenta a sí mismo, y en este sentido hay muchísimas posibilidades, desde las más sencillas hasta las más extravagantes y sofisticadas.  Los videos también se utilizan para enviar mensajes hablados, y la videoconferencia es cada vez más popular como medio para reunir un equipo cuyos integrantes están dispersos por el mundo.

Desventajas del video en Internet
Sin embargo, la comunicación por Internet no es igual a otras formas de comunicación y en este campo todavía hay mucho para analizar. Ahora que la imagen ha irrumpido en Internet como una forma más de comunicar, es interesante tener en cuenta algunos elementos que ya se vienen estudiando desde mediados del siglo XX, sobre el lenguaje de los gestos.  Imagina que en una conversación cara a cara, un gesto mal interpretado se corrige de inmediato, pero en la conversación grabada, un gesto equivocado se repite hasta el infinito. Como en el amor, la primera impresión es la que cuenta… ¡y está en tus manos procurar que esa primera impresión no sea la última!

El lenguaje de los gestos
Si estás por grabar un videocurrículum o un videomensaje, o afrontar una entrevista por videoconferencia, te interesará saber algo acerca del lenguaje de los gestos. Para empezar, según los especialistas, en una conversación toda la comunicación es “mediatizada” por el cuerpo: posturas, gestos, actitudes, vestimenta, tono y modulación de la voz, velocidad y pausas; miradas, expresiones faciales, movimientos del cuerpo, transmiten por momentos su propio mensaje. Es que lo que decimos provoca reacciones en nuestro cuerpo y los gestos son interpretados por nuestro interlocutor con mucha mayor rapidez que las palabras. Las modernas técnicas de desarrollo personal como Programación Neurolingüística, Coaching, Inteligencia Emocional, se centran en la comunicación no verbal, considerándola casi más importante que la comunicación verbal misma.

Grabando tu video en Internet, paso a paso

  • Prepara un guión
  • Escribe el discurso recordando la clave de las “3C”: corto, conciso, concreto
  • Ensaya, ensaya, ensaya
  • Solicita ayuda
  • Cuida tu imagen y el entorno; debe ser acorde a la imagen que deseas transmitir. Pero ¡cuidado! Informalidad no es igual a desprolijidad.

Desde nuestro punto de vista, una imagen sencilla, sobria, sin extravagancias, ayuda al interlocutor a centrarse en el mensaje. Revisa el video y si es necesario grábalo otra vez, sobre todo si alguno de tus gestos puede prestarse a una mala interpretación:

  • Tocarse ligeramente la nariz al hablar: dudas, incertidumbre, rechazo, verdades a medias
  • Apretarse la nariz: Evaluación negativa
  • Frotarse un ojo al hablar: Dudas
  • Dar un tirón al oído o tocar el lóbulo; Inseguridad
  • Acariciarse la quijada: Toma de decisiones
  • Entrelazar los dedos: Autoridad
  • Jugar con el cabello: Falta de confianza en sí mismo e inseguridad
  • Mirar hacia abajo: No creer en lo que se escucha
  • Cruzar las piernas, balanceando ligeramente el pie: Aburrimiento
  • Brazos cruzados a la altura del pecho: Actitud a la defensiva
  • Frotarse las manos: Impaciencia
  • Sentarse con las manos agarrando la cabeza por detrás: Seguridad en sí mismo y superioridad
  • Inclinar la cabeza: Interés
  • Palma de la mano abierta: Sinceridad, franqueza e inocencia
  • Pararse con las manos en las caderas: Buena disposición para hacera lgo
  • Manos agarradas hacia la espalda: enojo, frustración
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