Tecnologías para teletrabajar: la oficina virtual

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Entre los nuevos conceptos y estilos de trabajo originados a partir de la Revolución Informática, está el de “oficina virtual”. Cada vez es más posible estar conectados y comunicados en cualquier momento y lugar, prácticamente borrando las barreras de tiempo y espacio.

También se están modificando los conceptos de “virtualidad” y “realidad”. Desde la antigua filosofía griega, lo virtual era una imagen de la realidad, pero si vamos al origen de la palabra, “virtus” sería la esencia de la cosa, lo que le da fuerza e identidad. Otro concepto popular acerca de la virtualidad es la aproximación: por ejemplo, cuando se proclama un “ganador virtual” en una elección antes de conocer el resultado definitivo.

Hay otros sentidos de la palabra “virtual”, como en la óptica: “foco virtual”,  en la mecánica: “eje virtual”, o en la informática: “memoria virtual”.  A diferencia de la otra virtualidad, aquí se describen fenómenos que ocurren realmente.

RVD, la Realidad Virtual Digital:

“Pero si abren todo el juego de receptores, aparece Madaleine, completa, reproducida, idéntica; no deben olvidar que se trata de imágenes extraídas de los espejos, con los sonidos, la resistencia al tacto, el sabor, los olores, la temperatura, perfectamente sincronizados. Ningún testigo admitirá que son imágenes”.  Este párrafo pertenece al cuento La Invención de Morel, y lo escribió el argentino Adolfo Bioy Casares ¡en 1940!

Tecnologías para teletrabajar: la oficina virtual

Tecnologías para teletrabajar: la oficina virtual

Estamos, hoy como desde los albores de la Humanidad, en un camino en el que la imaginación sueña un mundo aparentemente imposible, y la tecnología llega en algún momento para hacerlo realidad: cuando Julio Verne publicó “De la tierra a la luna”, en 1865, faltaban 104 años para que el módulo lunar Columbia se posara sobre la superficie de nuestro familiar satélite…

La Revolución Informática creó el concepto de RVD: Realidad Virtual Digital, una idea que integra la dimensión económica de la virtualidad. Por ejemplo, una transferencia entre cuentas bancarias o la compra de acciones o valores mediante transacciones electrónicas. ¿Es menos real por el hecho de que el evento original, es decir el intercambio concreto del bien físico: dinero, acciones, propiedades, inclusive trabajo, no esté presente materialmente? El paso de una economía de los objetos a una economía del conocimiento también exige adaptarse y visualizar el mundo que se avecina.

La oficina virtual:

El teletrabajo es una de las expresiones más modernas de la Realidad Virtual Digital; no solamente porque la relación de trabajo se da un ámbito virtual, sino porque hasta las herramientas para teletrabajar y el entorno de trabajo pueden moverse dentro de la Realidad Virtual Digital.

Sin especular ni llegar al extremo en el que el ser humano es su propia oficina ambulante, permanentemente conectado y sumergido en un torrente de imágenes e información, “funcionando productivamente” en cualquier momento y lugar, envuelto en una parafernalia de artefactos de acceso remoto, podemos sí decir que hay un conjunto de herramientas virtuales destinadas a hacer más sencilla y productiva la tarea del teletrabajador creando su propia “oficina virtual”:

Ordenador portátil con conexión a Internet tipo WiFi, nos libera de trabajar en un espacio físico determinado o inclusive destinar un lugar en especial al ordenador.
Teléfono celular: la línea telefónica nos acompaña donde quiera que estemos.
Uso de programas de oficina desde Internet: actualmente los principales navegadores ofrecen programas básicos de oficina como procesadores de texto, planillas de cálculo, presentaciones y hasta tratamiento de imágenes, sin necesidad de tenerlos instalados en el ordenador. Permiten acceder a los documentos desde cualquier lugar, independizándose de dispositivos de almacenamiento. La desventaja es la inestabilidad de las redes que pueden causar interrupciones o pérdidas de información.
Entorno colaborativo: Agendas compartidas, documentos en línea para ser discutidos y modificados por los colegas; se accede directamente desde el navegador. Equipos de trabajo y redes sociales pueden compartir información y discutir un asunto de importancia.
Comunicación: chat, correo electrónico, video y audioconferencia, telefonía con tecnología IP.

Entornos virtuales:

Google Docs:  Seguro y con capacidad ilimitada de almacenamiento aunque los documentos individualmente no pueden superar los 500 Kb y las imágenes no pueden superar los 2 Mb.
Zoho (en inglés): oficina virtual que incorpora el componente social, combinado con redes sociales, lector de correo electrónico y reuniones de equipos de trabajo.
Acrobat: Edición de documentos y teleconferencia.
Skype: en español, permite comunicación telefónica vía IP, intercambio de documentos, chat y videoconferencia.
Thinkfree (en inglés): otra oficina virtual con poco espacio para guardar archivos pero muy sencilla e intuitiva.
Peepel:  Confiable y eficaz para tareas básicas, con la ventaja de que emula el tradicional escritorio virtual.
J2E : en inglés, entorno  ideal para los que recién comienzan.
Fly Suite: en castellano. Procesador de texto, hoja de cálculo y gestor de bases de datos colaborativo, hasta 1GB de almacenamiento.
iNetWord: editor funcional y elemental, brinda diferentes plantillas de documentos, corrector ortográfico y utilidades para publicación en la web.
Writeboard: un clásico, una de las aplicaciones pioneras: sencilla, eficaz, permite comparar distintas versiones de documentos.

Como sellar el pago legalmente en las relaciones freelance

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El tema de los pagos en las relaciones freelance es un tema muy complejo y delicado. En teoría no lo debería ser más que cualquier otra relación comercial, pero en la práctica la propia naturaleza e idiosincrasia en la que se desarrollan estas relaciones dificulta en muchas ocasiones el poder garantizar lo máximo posible las operaciones.

Primero para entrar en situación se tienen que dejar muy claros dos conceptos muy básicos: uno de ellos es la estructura de la relación (es decir, la ubicación del cliente y el prestador de servicios, el contacto físico entre ambos relativamente accesible, etc.). Y el segundo concepto que hay que dejar muy claro es que ni en una relación freelance, ni en ninguna relación comercial es posible sellar al cien por cien el pago, es decir, no hay mecanismo posible que no sea el cobro por adelantado (o bien la participación de entidades bancarias que por medio de créditos irrevocables o demás garantías financieras garanticen el pago, pero este no es el caso que aquí nos ocupa) que nos permita garantizar firmemente y  sin posibilidad de error el cobrar por nuestros servicios.

Ahora bien que no podamos garantizar al cien por cien que el cliente nos pague, no significa que no podamos dotarnos de las máximas herramientas para minimizar el riesgo de impago lo máximo posible. Y de eso se trata, así que probablemente será más acertado hablar de minimizar el riesgo de impago, que no hablar de sellar indefectiblemente el pago.

Y para minimizar el riesgo de impago se nos presentan varias alternativas, desde las más operativas, a las más legales. Entremos en detalle:

Probablemente el problema con el que se encuentran muchos trabajadores freelance cuando reciben un encargo del cliente, es que aún en muchos casos en este tipo de relaciones que se nos presentan al ser muy novedosas no todo el mundo está acostumbrado a unas formas de actuar y no existen unas pautas claras y conocidas por todo el mundo. Realmente el auge de estas relaciones es bastante nuevo y por eso no existen unas normas establecidas de pago habituales para todo el mundo (formas y medios de pago, etc.), y a veces tampoco ayuda la distancia entre las partes. Es más, incluso se puede decir que en muchas ocasiones tanto prestador de servicios como cliente, actúan de una forma poco profesional, casi amateur, es el primer punto a erradicar.

Y para erradicar estas practicas e inercias poco profesionales, el trabajador freelance tiene que gestionar sus servicios como lo que realmente es, una empresa, individual y propia, pero que en nada se diferencia a un trabajador por cuenta propia de toda la vida. Ello significa trabajar con clientes solventes, sin aceptar condiciones draconianas y demás consideraciones por el estilo. Pero sobretodo significa marcar unas políticas de pago muy precisas para todos los clientes, unas tarifas fijas y conocidas por los clientes, etc. Lo más aconsejable siempre será establecer el pago por adelantado, como que ello no será en muchos casos posible, la estrategia más aconsejable será la de repartir el riesgo, es decir, como mínimo en los primeros encargos exigir un porcentaje (el 50% estará bien) por adelantado y el resto a la finalización de cada proyecto.

Pero en muchas ocasiones esto no nos bastará, bien sea por la propia naturaleza del proyecto (gran dimensión, colaboración regular, etc.), en estos casos es donde de una manera más incisiva entrarán las consideraciones legales. Y al entrar las consideraciones legales también entra en juego la estructura de la propia relación comercial, veámoslo.

Aquí será de vital importancia la distancia entre cliente y prestador de servicios, es decir, si el proyecto es entre dos entes internacionales, o bien si cliente y prestador de servicios se encontrarán en el mismo país. En el primer caso no nos engañemos, en la gran mayoría de los casos poco o nada podremos hacer más que garantizar pagos por adelantado o bien acudir a medios de pago que retengan y liberen los pagos, etc., pues es ilusorio pensar que si los proyectos son pequeños y el cliente no nos paga vamos a entrar en batallas legales al respecto, nadie presentará demandas legales que le costarán más dinero que el impago.

Ahora bien, en los casos de los clientes y prestadores de servicios que se encuentran a relativa poca distancia, en un mismo marco jurídico, o bien en proyectos de muy elevada cuantía, sí que será muy aconsejable que además de la propia política de prevención de impagos se actúe como en cualquier relación comercial tradicional, ¿lo más aconsejable? Presentación de un presupuesto por escrito, documentación que demuestre la relación activa (incluyendo comunicaciones por correo electrónico entre las partes, etc.), y la presentación de facturas oficiales para el cobro o como mínimo documentos de pago donde ambas identidades (cliente y prestador de servicios) estén claramente definidas. Todo esto no nos garantizará el pago, pero sí que minimizará los riesgos, y en caso de producirse y salirnos rentable tendremos más opciones de recuperar algo o todo del dinero que nos pertenezca.

Un último inciso, todo prestador de servicios está obligado a estar dado de alta en los organismos oficiales correspondientes y debe hacerlo, pero tiene que quedar claro, que no estarlo o no presentar factura, no libera al cliente en caso de impago. Es decir, una cosa es la situación administrativa que el freelance mantiene con el poder público y otra muy distinta y sin relación en la obligación de pago de un acuerdo privado entre cliente y prestador de servicios.

La importancia de la reputación online

Consejos, Opinión

Actualmente, internet no es sólo una fuente de entretenimiento, sino también una gran fuente de información, por eso cada día más buscamos en internet información sobre todos los temas que nos interesan o nos preocupan.

Por esta cuestión, no es de extrañar que a veces nuestros futuros contratantes o clientes, nos investiguen en internet y encuentren información que no nos sea nada conveniente.

Por ejemplo, aquella foto de fiesta el día en que estabas de baja en la empresa, aquella borrachera de juventud en que sales con todos tus amigos, aquella foto en que sales fatal, etc.

Es importante mantener la reputación, no sólo en persona sino también en internet, y evitar incluír en la red fotos o información que nos pueda comprometer y que pueda caer en malas manos.

Tu imagen en la red

Ya que la reputación online es tu prestigio en internet, has de crear tu propia imagen en internet.

Crea tu propia imagen en la red, ya que ella va a ser tu presentación en internet. Puedes hacer negocios en internet o fuera de internet, pero tienes que darte a conocer y empezar a crear tu imagen. En internet además de una persona eres una marca. Tu propia persona es tu propia marca.

Si te llamas José López y eres arquitecto esa es tu imagen en internet. Si eres Miguel Moreno y, además de arquitecto, eres escritor de artículos de arquitectura en internet, esa es tu imagen en la red.

¿Qué es lo que quieres mostrar de ti? ¿Qué es lo que crees que los demás deben saber de ti? ¿Qué te gustaría saber de ti si fueras otra persona? Trata de pensar en estas cuestiones e intenta responderlas en tus propios espacios personales.

No descuides los detalles, no ofrezcas una mala imagen, no molestes a la gente, sé una persona cordial, y crea tu propia red de contactos.

Crea una reputación online

Es importante que aprendas a promocionarte, ya que nunca se sabe quién puede estar buscándote en internet. No sólo es importante que te des a conocer sino también que empieces a promocionar tu propia persona.

Después de ofrecer la mejor imagen en internet, es necesario que busques métodos de promoción.

Puedes crear tu propio blog, que además podría tener tu currículum vitae y lo que ofreces. Así mismo, puedes explotar redes sociales como xing, facebook, twitter y otras. En ellas no sólo puedes poner lo que te interese y se te ocurra, sino que puedes seguir a más personas y crear contactos que te pueden ser interesantes en el futuro.

Cuida y mantén tu imagen

Después de crear tu imagen y promocionarla  es muy importante saber cuidarla, no dar mala imagen. Como bien es sabido, si es difícil crear una buena imagen más difícil es saber mantenerla. Hace falta mucho tiempo para crear una buena imagen, pero basta sólo un momento para perderla.

Es por eso que tienes que ser prudente con tus acciones, tratar a la gente cordialmente, no quitar razón a la gente e intentar razonar llevándola a tu terreno, mantener el contacto con las personas que pueden interesarte, responderte a quien te hable o te haga alguna pregunta. Trata de ser tú mismo/a pero sin descuidar a las demás personas.

Borra tu mala reputación

Lo más curioso de la reputación online es que si no te gusta puedes borrarlo, pero no es fácil, porque cuando te creas una reputación es muy difícil eliminarla, y muy difícil quitar ciertas cosas de internet.

Hay actualmente herramientas para poder ver tu reputación online fácilmente y también hay empresas que ofrecen limpiar tu reputación en internet (algo importante en caso de mala reputación).

Consejos para conseguir una buena reputación online

  • Permanece al tanto de lo que hablan de ti en internet.
  • A las críticas positivas hacia tu persona, contéstales haciendo ver que es importante.
  • Si te critican negativamente, contesta desmintiendo educadamente y trata de revertir la situación a tu favor.
  • Cuida  a las personas que te siguen.
  • Actualiza de vez en cuando los medios que utilizas (blog, twitter, facebook, etc).
  • Si alguien te contacta, trata siempre de contestarle.

¿Trabajar el fin de semana?

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Desde el momento en que se toma la decisión de ser trabajador independiente, se debe tener en cuenta que significa que se terminan los horarios fijos y que en caso de ser necesario, la jornada de trabajo puede representar más de ocho horas. Pero también debemos ser conscientes que el exceso de trabajo puede ser extremadamente perjudicial, ya que afecta nuestra vida social y la salud física y mental.

En definitiva, lo que en un principio puede representar un beneficio económico, a mediano o largo plazo terminará perjudicando también el aspecto laboral, ya que la salud y el bienestar afectan directamente el rendimiento del trabajador.

El cansancio

El cansancio en si mismo no es algo dañino, ya que aún aquellas actividades más placenteras lo producen. Lo que resulta realmente perjudicial es el agotamiento, que se da por la falta de recuperación del organismo y del cerebro que otorga el descanso. Todos los seres vivos alternan sus períodos de actividad con períodos de inactividad, durante los cuales se recuperan las funciones vitales.

Para evitar que se produzcan situaciones de agotamiento, es necesario que se produzcan los períodos de descanso. El dormir el tiempo suficiente, disfrutar de actividades al aire libre, compartir parte del tiempo con otras personas, son actividades absolutamente necesarias para todas las personas.

La falta durante períodos prolongados de cualquiera de estas actividades, terminará por provocar cuadros de estrés que afectarán el cuerpo y la mente. Todo trabajador, y aún más los independientes, necesitan tener períodos de recuperación.

Es por ello que resulta absolutamente indispensable que todo trabajador cuente al menos con un día completo en la semana para distenderse, desconectarse del mundo del trabajo y disfrutar del relacionamiento con otras personas, familiares o amigos.

Compensaciones

Pero es igualmente cierto que el trabajador independiente puede verse obligado circunstancialmente a desarrollar sus actividades por más tiempo del normal, sea esto extendiendo la jornada o trabajando los días programados para el descanso.

El hecho de ser trabajador independiente da la libertad de poder manejar los tiempos de descanso en forma autónoma, por lo que en caso de necesitar extender los tiempos de trabajo más allá de lo normal, también se pueden manejar los tiempos de descanso de la misma forma.

Así que en caso de necesitar realizar tiempo extra, el trabajador deberá programar sus actividades de forma tal que, una vez finalizado el trabajo que obligó a extender el tiempo de trabajo, se puede extender también el período de descanso. Por ejemplo, si para poder terminar un trabajo, se debió seguir hasta la madrugada, una buena medida sería tomarse la mañana completa para descansar, o trabajar solo medio día al día siguiente.

Del mismo modo, si en una semana se debió trabajar el fin de semana, una buena idea podría ser tomarse algún día extra la semana siguiente.

Descansar para ganar más dinero

Un trabajador agotado es un trabajador ineficiente. Esto quiere decir que para obtener buenos resultados en el trabajo, se debe descansar en forma adecuada, tanto en los aspectos físicos (dormir) como en los mentales. Para lograr mantener el equilibrio, es necesario que el trabajador programe sus tiempos de descanso y actividad física del mismo modo en que programa sus tiempos de trabajo.

A mediano y largo plazo, esto termina siendo beneficioso también en el aspecto económico, ya que el rendimiento en los períodos de trabajo será el óptimo.

Outsourcing. Ventajas y desventajas de la subcontratación.

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A la hora de plantearse la contratación de personal, las empresas se decantan por una plantilla fija, pero muchas empresas han puesto ya la vista en la subcontratación (outsourcing)

Las razones son claras:

–          Los costes suelen ser menores.

–          No hay costes de formación.

–          Todo lo relacionado a contratación, formación, sustituciones, etc queda a cargo de la empresa subcontratada.

–          La empresa puede encargarse de su sector sin preocuparse de otras cuestiones.

Por ejemplo, muchas empresas suelen subcontratar otras empresas para:

–          Asesoría. Son cada día más las empresas que encargan estos temas a una gestoría que administra sus contratos, papeleo, impuestos, etc.

–          Logística. Cada día más empresas  subcontratan con empresas de mensajería, ya que el coste de vehículos, personal, gasolina, dietas, etc supondría mayor coste.

–          Y muchos más servicios, incluso hay empresas que subcontratan totalmente sus servicios.

Cuando una empresa subcontrata un servicio está dejando a disposición de terceros esa área. Esos terceros ofrecerán un menor coste de lo que se conseguiría encargándose la propia empresa de estos asuntos, y además se consigue personal especializado en estos temas que ofrecerán el servicio más eficientemente. En caso de responsabilidades en este tema, la empresa subcontratada será la que cargue con ellas.

También existen desventajas de la subcontratación (outsourcing):

–          Muchas empresas encargan el área de la empresa a subcontratadas, de manera que existe el riesgo de que la propia empresa subcontratada se convierta en competidora.

–          Elegir una mala empresa proveedora de servicios da una mala imagen de la empresa.

–          No se produce a penas innovación en el sector subcontratado.

–          Quizá el coste reducido no sea el esperado.

–          Hay empresas que se cierran a esta posibilidad.

–          Se pierden puestos de trabajo, a no ser que la empresa subcontratada los acoja en la plantilla para este trabajo.

Cuando una empresa se plantea subcontratar algunos o todos los servicios hay una cierta cantidad de incertidumbre, tanto en los empleados que temen perder sus puestos como en la empresa si ha elegido bien. Hay que saber a quién subcontratar.

Muchos autónomos hoy en día ofrecen sus servicios a nivel de subcontratación a modo freelance, ofreciendo menores costos a la empresa y un buen servicio. Esta es una salida de empleo a autónomos, que en base a estas empresas crean su propia cartera de clientes. Muchas empresas grandes les desvían trabajos que son cubiertos en la medida que se puede por los autónomos, y a medida que la calidad del servicio es efectivo la empresa derivará bastantes más trabajos.

Es por ello, que muchos autónomos se dedican exclusivamente a trabajar a modo de subcontratado para otras empresas.

Claves para una campaña de e-marketing

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No es nada raro, hoy en día, abrir el correo electrónico y encontrar uno –o varios- anuncios comerciales. De hecho, el e-marketing es una herramienta fabulosa que está al alcance de todo emprendedor y que tiene un potencial realmente impactante: es económico, rápido y masivo.

Representa la posibilidad de llegar a miles de posibles clientes, un universo impensado desde una tienda física por mejor ubicada que se encuentre. Sin embargo, la mayoría de las estrategias de e-marketing fracasa estrepitosamente. ¿Por qué? ¿Cuáles son las claves del éxito? Es lo que vamos a tratar de dilucidar.

El e-marketing, una estrategia de marketing que se sustenta en la utilización de Internet y distintas herramientas informáticas, es una de las mejores expresiones del Marketing Directo, que se basa en la interacción entre la empresa y el cliente. Gracias a la revolución informática, el objetivo de “conocer al cliente”, es decir, poder anticiparnos a sus gustos, deseos y necesidades y llegar en el momento justo con nuestra propuesta comercial, parece casi al alcance de la mano.

Sin embargo, no todo es tan sencillo como parece… Si para posicionar tu empresa y conseguir nuevos clientes, tu estrategia es comprar una base de datos y enviar un millón de correos electrónicos al azar, esperando que algo quede en la red, no solamente habrás perdido tu tiempo y tu dinero, sino que hasta puede ser que te invada una sensación de fracaso, y el desánimo debilite la llama emprendedora.

Una estrategia de e-marketing requiere una base de datos propia, única y actualizable. El Marketing Directo no es solamente una campaña de mailing sino una filosofía, una forma de ver al cliente y su relación con el desarrollo de la empresa. La base de datos se construye con esfuerzo, paciencia y perseverancia, y en base a una adecuada segmentación y actualización, llegará el momento en que te permitirá dirigir al cliente una oferta personalizada y exclusiva.

Otro factor clave es la diferenciación. Hay que tener en cuenta que actualmente uno de los más populares trabajos por Internet desde casa, que se presenta tan fácil como “leer y responder e-mails”, es una estrategia de comercialización que se basa en el envío masivo de correos electrónicos publicitarios a través de miles de personas conectadas a Internet. Son los llamados “programas de referidos”, que pagan a sus participantes una suma por leer y reenviar a sus contactos un correo electrónico publicitario.

¿Por qué las empresas que hacen publicidad por Internet utilizan este sistema? En los primeros tiempos del e-marketing la gente recibía indiscriminadamente en su casilla de correo decenas de anuncios publicitarios. Rápidamente las quejas de los usuarios y la legislación intentaron poner un límite a este verdadero abuso; así se definió el derecho a la privacidad de datos personales y también el “spam”, es decir, el correo electrónico no deseado.

En los programas de referidos, como el participante envía la publicidad a sus contactos, las empresas evitan sanciones por enviar spam o utilizar datos personales sin autorización.

Para diferenciar tu campaña de e-marketing de esta metodología, debes integrar a tus envíos un concepto clave: el permiso del cliente o futuro cliente. Esta idea es la base para una futura relación sólida y provechosa para ambos. No solamente te estarás posicionando contra el spam, sino que demuestras respeto por el tiempo y el dinero de los demás.

Para conseguir el consentimiento del cliente hay que agregar algún valor. No tiene por qué ser un regalo o un cupón de descuento; puede ser el envío de información, actualidades o lo que tu creatividad te dicte. Una vez conseguido el permiso, estarás en la mejor posición para iniciar una nueva relación comercial que se podría sintetizar así: “convertir al desconocido en amigo, al amigo en cliente y al cliente en cliente fiel”.

A continuación, una pequeña guía a tener en cuenta al momento de armar el correo electrónico publicitario:

Asunto: Es el que indica de qué se trata el mensaje. Es el elemento que decide, en 5 segundos, la vida o muerte del e-mail. Tiene que motivar la lectura. Muchos filtros están programados para eliminar los mensajes que contengan palabras como “gratis”, “descuento”, “ganador” y otras por el estilo.
Mensaje: debe contener ofertas u información valiosa para el cliente. Es importante contemplar la capacidad tecnológica del receptor; a veces un mensaje muy bueno pero que tarda en cargarse, será desechado sin más trámite.
Cierre: debe existir un enlace para que el cliente ejerza su opción de no recibir más mensajes.

Como se debe hacer un presupuesto

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En la relación de trabajo entre el freelance o autónomo con quien lo contrata, el presupuesto no solo tiene importancia en establecer el valor del trabajo que se va a realizar, sino que también es la forma de establecer los límites del mismo. Esto, que muchas veces no es considerado, tiene una importancia capital.

Cuando se hace un presupuesto y no se incluyen detalles, corremos el riesgo de que buena parte del trabajo quede a la libre interpretación de la otra parte, con los consiguientes perjuicios, tanto en tiempo como en dinero.

¿Qué se debe incluir en un presupuesto?

Un presupuesto bien redactado debe incluir toda la información necesaria que permita al cliente saber por que se está pagando, pero además, desde el momento que el mismo puede adquirir la validez de un contrato, es una forma de evitar abusos por las partes.

Un presupuesto debe contar con una descripción detallada del trabajo que se va a realizar, todo lo que incluye el trabajo, y tan importante como esto último, lo que no incluye. Por lo general, cuando se hace un trabajo, ambas partes aportan elementos necesarios para llevarlo adelante, como materiales, herramientas, etc.

Si hiciéramos un presupuesto por la construcción de una ventana, deberemos definir si los materiales y herramientas los proporcionaremos nosotros o el cliente. Esto es de vital importancia, ya que los materiales y recursos empleados en un trabajo suelen tener un valor igual o superior que el costo de la mano de obra, por lo que no definir adecuadamente estos puntos puede hacer que terminemos trabajando por mucho menos dinero del valor que tiene el trabajo.

La forma de pago es otro de los elementos esenciales en la formulación correcta de un presupuesto. En muchos casos, cuando el monto del presupuesto es bajo, resulta impracticable establecer adelantos o anticipos, por lo que deberemos confiar en el cliente. Sin embargo, cuando los montos son elevados, resulta muy importante asegurarse que el cliente no nos va a engañar, por lo que resulta adecuado solicitar un porcentaje al inicio de los trabajos o cuando se hayan cumplido algunas etapas del mismo.

En todo presupuesto se debe incluir el plazo de entrega del trabajo terminado, y en algunos casos, es también conveniente establecer los plazos para las etapas intermedias. Esto brinda garantías al cliente, pero además nos asegura que contaremos con el tiempo suficiente para la realización de los trabajos. De no establecerse correctamente los plazos de entrega, corremos el riesgo de incumplir con lo convenido, por lo que debe prestarse especial atención a este punto, evaluando correctamente el tiempo que insumirán los trabajos a realizar.

Forma de presentar un presupuesto

Todo presupuesto debe ser presentado de tal forma que resulte claro y a la vez conciso y concreto. Esto quiere decir que deberemos detallar cada parte del presupuesto, pero además deberemos hacerlo en forma clara, sin dejar lugar a dudas o interpretaciones.

El presupuesto es un escrito que debe contener párrafos cortos y bien diferenciados, empleando correctamente títulos y subtítulos para cada detalle del mismo. Esto facilita notablemente la lectura y comprensión del presupuesto.

El hecho de que un presupuesto deba incluir todos los detalles de un trabajo a realizarse, no quiere decir que se deban incluir aspectos innecesarios ni extenderse excesivamente en la redacción. El cliente debe tener a mano todo lo necesario para evaluar nuestra propuesta, sin que por ello deba leer un libro.

Garantías y soporte técnico

Es deseable, tanto por parte del cliente como por parte del trabajador, garantizar el trabajo durante un determinado período de tiempo y ante ciertas fallas. Esto asegura al cliente que el trabajo estará bien hecho, y que en caso contrario, contará con la necesaria reparación o reposición. Pero también es un punto fuerte para el trabajador, ya que un presupuesto que incluye garantías muestra la confianza que tenemos en nuestras capacidades.

Algunos trabajos requieren soporte técnico, el cual podrá ser incluido en el presupuesto, estableciéndose el precio por separado. Muchos trabajadores, para “mejorar” su propuesta, brindan gratuitamente este soporte técnico durante un cierto período de tiempo. Para evitar malos entendidos, es conveniente en estos casos, establecer claramente el tipo de soporte y el tiempo por el cual se brinda.

Tanto las garantías como los soportes técnicos, son los más difíciles de presupuestar, ya que debe quedar perfectamente establecido todo lo que incluye y lo que no, concebir previamente todas las posibilidades y establecer pautas claras y muy concretas.

El presupuesto como forma de promocionar nuestro trabajo

El presupuesto es el primer contacto que el trabajador tiene con el cliente, por lo que tiene especial importancia. Presentar un presupuesto prolijo y ordenado, habla claramente de nuestra forma de proceder en el trabajo, de nuestra seriedad y profesionalidad.

Más allá de establecer las pautas y montos de un trabajo, el presupuesto también cumple funciones de promoción. El tono en que debe ser redactado también resulta vital. El trato debe ser distendido y amable, pero a la vez respetuoso y serio. Un presupuesto bien redactado puede ser la diferencia entre conseguir un trabajo o fracasar en el intento.

Debemos tener en cuenta que el cliente no solo evaluará el precio de la oferta, factor cuya importancia es variable, sino que valorará otros aspectos, algunos de los cuales son subjetivos, y que están relacionados con la forma de presentarnos.

Pasos legales en la evolución lógica de autónomo freelance a empresario

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Son muchas las personas que bien sea ya como primera opción o bien arrastradas después de haber trabajado como personas asalariadas que deciden probar a trabajar por su cuenta, establecerse ofreciendo sus servicios directamente a los clientes, dicho de otra forma personas que desean establecerse como autónomas, otramente dicho (y aunque puede tener acepciones con matices diferentes) como trabajadores o trabajadoras freelance. Muchas de estas personas inician su actividad con muy pocos o nulos recursos, una infraestructura mínima y unas necesidades funcionales muy básicas, pero en algunos casos vamos a más y cambia la situación, ¿qué sucede entonces? Veámoslo.Según la profesión que ejerzamos igual esto no tendrá ningún sentido, es decir, puede ser que por las características propias e intrínsecas del negocio que gestionamos jamás precisemos de adquirir una estructura, una infraestructura mayor de la que ya disponemos, pero en muchas otras ocasiones, en la mayoría de ellas, bien se podría decir que potencialmente en todas ellas, la situación es bien diferente, y un auge del negocio, un ascenso en número de clientes, en la cifra de facturación, significa inexcusablemente una necesidad de crecer, de adquirir mayor dimensión, de explorar nuevas fórmulas y nuevos caminos en nuestra estructura profesional, a eso se le llama evolución. Adentrémonos en ello.
Y es que es evidente que por ejemplo si somos asesores legales, diseñadores gráficos o escritores, no es lo mismo gestionar cinco clientes, que quinientos, ni estar hablando de cifras de negocio que se muevan en unos pocos cientos o miles de euros, a que esas cifras empiecen a multiplicarse, ante estos cambios, un cambio estructural es necesario, necesario por muchos motivos, desde las mismas necesidades operativas, a las legales o fiscales.
La necesidad en el ámbito operativo de ir dando pasos en esta evolución, en la creación de esta estructura superior es más que obvia por la necesidad de la gestión del día a día en sí mismo, y para aumentar la capacidad de poder atender a nuestros clientes, pues por ejemplo no es lo mismo cuando podíamos atender a nuestros pocos clientes directamente a través de sus llamadas a nuestro móvil y nosotros visitarlos directamente y desarrollarles el trabajo encargado, a cuando debemos gestionar multitud de proyectos y gestionar multitud de llamadas y organización de agendas, además esto conlleva una necesidad de que nosotros nos centremos en el área de gestión o de trabajo en las que seamos especialistas, en la que nos sintamos cómodos y organicemos a nuestro alrededor una estructura que haga todas esas funciones suplementarias que nos permitan centrarnos y desarrollarnos nosotros en el núcleo central de nuestro negocio.
Pero más allá de la operativa en el día a día, en la gestión de nuestro negocio, donde realmente también tiene impacto un auge de nuestro negocio es en la forma jurídica, en la forma legal que adquiere nuestro negocio, ello tiene alto impacto tanto para el negocio en sí mismo, como para el profesional que hay detrás de él, aquí vamos a verlo desde una doble vertiente: la de las modalidades y pasos para adquirir dichas formas legales, hasta los condicionantes que inciden en una forma u otra de elección. Según desde el país desde el que esto se lea las particularidades, nombres legales o requerimientos podrán ser unos u otros, también los requisitos o los tramites a realizar, por eso aquí se va a explicar de una forma simple, lo más transversal posible y con definiciones muy claras, pues está claro que por ejemplo aunque en un país al trabajador por cuenta propia se le llame autónomo y en otros países de otra forma, o a la empresa más habitual de los pequeños y medianos empresarios se la llame SL (Sociedad limitada) en algunos lugares y con otras siglas en otros, es evidente que las funciones primordiales de las mismas y la necesidad de crecer con ellas es indistinto (por lo general) de nacionalidades y de particularidades concretas.

Desde un punto de vista de condicionantes que influyen a nivel legal o fiscal en escoger una u otra forma jurídica, y dejando ya de lado todos aquellos condicionantes de gestión del día a día, nos encontramos con dos factores clave para que un autónomo decida constituir una sociedad o no para sus quehaceres profesionales. Por una parte estará la fiscalidad aplicable y por la otra la propia responsabilidad del empresario en el negocio, aquí huelga decir que existirán particularidades, pero por lo general la opción de constituir una sociedad será aconsejable siempre que queramos limitar nuestra responsabilidad al capital aportado como socios en la sociedad (por ejemplo en las sociedades limitadas (SL) en España se exige un capital social mínimo de escasos 3000€), pues al contrario el autónomo responde ilimitadamente con sus propios e ilimitados bienes, y a priori también será muy aconsejable constituirse para un autónomo como sociedad cuando quiera que sus ganancias no tributen al fisco (a la hacienda pública) imputándose directamente a sus rentas personales (IRPF) sino que tributen en los beneficios o pérdidas de una sociedad y de ahí el se ponga unos ingresos determinados. Como consejo general y siempre recomendando encarecidamente visitar a un asesor especializado sobre el tema que nos guiará paso a paso y de forma totalmente segura y profesional según nuestro caso, siempre será fiscalmente más ventajoso tributar a través de una sociedad con personalidad jurídica propia que no como personas físicas, pero es necesario reiterar la necesidad de estudiar caso por caso de forma particular, pues dependerá mucho del país del que se trate, de las cantidades facturadas, etc.
Si en los pasos legales y administrativos a seguir nos fijamos diremos que por ejemplo si nos fijamos en el caso de España no será necesario para darnos de alta como autónomos más que ir a la hacienda pública a darnos de alta a través del modelo 036, el que nos dará de alta censal como profesionales y a la vez en el IAE y también acudir a la seguridad social para darnos de alta en el régimen especial de autónomos de dicho organismo. Posteriormente nuestras obligaciones básicas serán abonar mensualmente la cuota de autónomos (entre unos 200 y 300€ de aportación mínima para este año 2010, pues dependerá de las bonificaciones a las que nos podamos acoger, bases de cotización, etc.) lo que nos dará derecho a los servicios y prestaciones del sistema público, y también deberemos presentar declaración trimestral del IVA a la hacienda pública y demás obligaciones fiscales y de cualquier otra índole que nos sean aplicables. En el caso de querer constituir una sociedad y partiendo de la base que constituiremos la más común de las sociedades, la SL, los trámites básicos serán crear unos estatutos de la sociedad, escoger y registrar una denominación social, depositar el capital social y dar de alta la sociedad en el registro mercantil, y darla de alta a todos los efectos y obligaciones fiscales, ello significa conseguir su propio código de identificación (denominado CIF en España), etc. , a la vez la empresa también deberá regularizarse en la seguridad social, conseguir sus cuentas de cotización, etc., en caso de tener empleados o distintos centros de trabajo reunir todos los requisitos, sin olvidar las demás obligaciones que podamos tener o las particularidades o trámites extra que nos obligue nuestro sector en concreto.
Un último apunte, siguiendo con el ejemplo de España, uno de los países donde la eAdministración o la administración está más implantada de Europa, decir que los trámites y las gestiones para darse de alta como sociedad cada vez se agilizan más, por ejemplo en el caso de Catalunya gracias a la eAdministración y a la implantación de la ventanilla única, se ha pasado de un tiempo total necesario para completar el proceso de 20 días a poderlo hacer actualmente todo de forma virtual de entre una forma automática e inmediata y un máximo de 48h según el caso, esta tendencia será la tónica general de nuestro futuro más inmediato, pues por ejemplo en los próximos diez años el país de Chile tiene un proyecto a desarrollar por una determinada empresa para desplegar todo lo referente a la eAdministracion, y así país por país y lugar por lugar.

Aprende a superar la presión en tiempos de crisis

Consejos

Estamos en tiempos difíciles, y a todo eso se nos suma nuestros problemas personales, familiares, económicos, sentimentales, etc. Hay muchas razones que nos pueden llevar al estrés, y por tanto son momentos de mayor presión.

Los momentos de mayor presión hay que saber aceptarlos, aunque las personas nos solemos enfrentar a la presión de distinta manera.

Algunos caen en una etapa de negación, que suele ser esa etapa en que negamos lo que nos está pasando e intentamos ocultarlo, pero esto sólo nos daña a nosotros mismos y no es la solución a nuestros problemas.

Otros se paralizan o reaccionan con miedo, de manera que no se buscan soluciones, ya que no se afronta el problema de cara.

El resto de personas reacciona con rabia o con tristeza. Son dos maneras distintas de afrontar el problema pero llevan a lo mismo.

Muchas personas pasan por todas estas fases sin darse cuenta. Y muy pocas personas son capaces de reaccionar de buena manera ante la presión. Estas últimas son las personas que tienen la competencia de trabajar bajo presión, cualidad que seguramente habrás visto en alguna oferta de trabajo.

Aguantar el trabajo bajo presión es difícil para muchas personas, por lo que hay que aprender a superar la presión. Esto te ayudará no sólo a nivel laboral sino también a nivel personal, ya que la presión surge en todos los ámbitos y todas las épocas de nuestra vida.

En épocas de crisis, aprende a superar la presión. En este artículo te doy algunos consejos para que te ayuden en este aspecto:

Descansa. El descanso es muy importante. Procura dormir al menos 8 horas diarias, y también tomarte pequeños descansos durante el trabajo. Dormir bien es una de las cosas más efectivas para rendir más. No te olvides tampoco tomarte unas pequeñas vacaciones de relax.

Delega. Si tienes un trabajo donde tienes que dar lo máximo de ti y piensas que eres insustituible en ciertas tareas, es hora de que te des cuenta de que nadie es insustituible y debes aprender a delegar en personas de confianza que puedan hacer esas tareas. Enseña a alguien, ya que si en algún momento no puedes hacer todo de una vez necesitarás la ayuda de esa persona. No es bueno que lo lleves tú todo siempre. Pero recuerda, es tan importante saber delegar como saber en quién delegar.

Planifica. Ordena tus ideas, ordena tus tareas. Siempre planifica lo que pretendes, cómo lo vas a conseguir y ordénalo todo de la manera más sencilla posible. No dejes las cosas para última hora ya que siempre pueden surgir improvistos, las cosas principales hazlas lo antes posible.

Libera tensiones. Tienes que tener algún hobbie, algo que te haga despejarte de tu rutina diaria. Si haces ejercicio frecuentemente también te ayudará a aliviar tensiones. Busca algo que te gusta y dedícale tiempo. No todo va a ser trabajo.

Confía en ti. Tú puedes, sabes que puedes, por eso estás ahí, por eso se te presenta la dificultad. Piensa en la frase que “si algo no tiene solución ¿para qué preocuparte?, y si tiene solución ¿para qué preocuparte? La autoconfianza es un punto muy importante.

Improvisa. Aprende a improvisar, piensa en lo que podrías hacer si surge un improviso, siempre ten en cuenta otras posibilidades por si algo sale mal. No tiene que salir mal, pero, ¿y si sale? No dejes ningún cabo suelto, así si pasa algo estarás preparado/a.

Si tienes en  cuenta y cumples todos estos puntos al pie de la letra, y como verás no es tan difícil, te costará menos enfrentarte a momentos de tensión.

¿Debo ser empresario autónomo o sociedad limitada?

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A la hora de empezar a ganar dinero de manera autónoma, una vez que empiezas a tener algunos clientes o quizá antes, te planteas si es mejor ser autónomo o ser sociedad limitada, teniendo en cuenta que cada una de estas situaciones tiene sus ventajas y desventajas. ¿Sabes ya por qué decidirte?

¿Por qué ser autónomo?

–          Porque necesitas menos trámites para constituírte en autónomo.

–          Porque, si trabajas en tu propio domicilio, los costes fijos que tienes son los de la cuota de autónomos, y después según factures pagarás impuestos.

–          El coste de un asesor es más económico, ya que tienes menos obligaciones fiscales y también menos movimientos de cuentas.

Desventajas de ser autónomo.

–          Aunque estés protegido por un seguro de responsabilidad civil pueden surgir problemas no cubiertos por ningún seguro civil, por lo que respondes de él con tu patrimonio.

–          Tienes menos protección en cuanto a impagados, deudas, etc.

–          Tienes menos posibilidades contables con beneficios e inversiones.

A la hora de decidirte a ser empresa tienes que tener en cuenta que:

–          Se requiere un capital mínimo, superior a 3000 euros, para ser empresa.

–          La mejor sociedad que puedes plantearte inicialmente es: Sociedad Limitada o Sociedad Limitada Nueva Empresa.

–          Puedes hacer una Sociedad Limitada siendo tú solo/a.

–          En caso de que suceda algo, la responsabilidad de la persona es limitada al capital aportado a la empresa, el empresario no responde con su patrimonio.

–          El hecho de formar parte de una empresa da más confianza a clientes y proveedores.

–          Da más confianza también a los bancos y existe mayor posibilidad de conseguir más capital para la empresa, también a nivel de préstamos se consiguen más fácilmente.

–          Una empresa es una inversión. Si la empresa crece, su valor crece. Sin embargo, si eres autónomo esto no sucede.

El tipo fiscal del autónomo será distinto según gane más o menos, así que cuanto menos gane menos será el tipo fiscal, sin embargo, cuanto más gane más será el tipo fiscal. Se recomienda pasar de autónomo a empresa cuando se ganen más de 53000 euros al año ya que tributarás mucho menos.

Por tanto recomiendo ser autónomo inicialmente, y convertirse en empresa a partir de 53000 euros al año, o antes si pretendes tener socios, tienes una cartera fija e interesante de clientes, quieres pedir préstamos o hacer crecer el negocio, u otras razones que te hagan decantarte por crear tu propia empresa.

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