Como pueden los trabajadores freelance estructurarse los pagos en divisas

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Las nuevas tecnologías han traído muchas novedades en la vida de las personas, pero sí una de ellas se tiene de destacar es el haber propiciado un mundo más global, interrelacionado y cercano a la vez. Un mundo donde todo el mundo hace negocios con todo el mundo, pero un mundo donde no siempre la moneda, la divisa con la que se realizan las operaciones comerciales es la misma, y eso puede resultar un grave problema para los trabajadores freelance, ¿cómo solucionarlo? Veámoslo.

El lector que este leyendo este artículo entenderá y verá perfectamente esta globalidad de la que aquí se habla y de la problemática de las divisas, pues precisamente este lugar donde el lector esta leyendo este artículo es un gran mercado laboral freelance, donde las relaciones y los pagos son globales, donde profesionales, empresas, postulantes y postulados intercambian y demandan servicios profesionales. Y todo ello lo hacen desde todos los lugares del mundo, desde cada rincón, en todas las divisas y en todas las condiciones del mundo.

A priori diremos que el cambio de divisa es un problema histórico en el seno de las transacciones comerciales. Es decir, en un mundo, donde las operaciones comerciales entre distintos países sea al nivel que sean han existido siempre, y en un mundo donde nunca ha existido una moneda única global (aunque existen divisas de referencia), la operativa comercial internacional entre otros muchos factores siempre ha estado marcada por los cambios en la moneda de intercambio. Lo que diferencia la situación actual, es el alcance de los intercambios comerciales y la aparición de entes más pequeños, de los freelance, en escena.

Las empresas, las grandes, y las incluso medianas y pequeñas compañías a lo largo de los años han generado estructuras, mecanismos y herramientas (seguros de cambio, etc.) que les han protegido de las operaciones comerciales que requieren distintas divisas, pero el problema es que el trabajador autónomo, el freelance en muchas ocasiones no tiene opción, no tiene la capacidad física ni operativa para acceder a estos mecanismos.

¿Cómo puede entonces protegerse el trabajador freelance, el autónomo del cambio de divisa, de no perder dinero en la prestación de sus servicios? De distintas formas, veamos.

Veámoslo, pero primero digamos que el cambio de divisa no siempre será perjudicial para el freelance, al contrario en muchas ocasiones será una oportunidad y generará beneficios, pero en muchas ocasiones perderá dinero, ¿y de qué depende todo ello? De la fluctuación de la moneda, de la cotización diaria de las divisas que en su operación comercial entren en juego, y como que eso es variable y es una ruleta, y aquí no hablamos de productos de inversión, lo que deberemos buscar no es ganar o perder, buscaremos estabilidad en lo que ganamos en nuestro quehacer profesional.

Como se ha mencionado podrían existir herramientas al alcance del autónomo como pueden ser seguros de cambio de divisas y demás, pero como que esas a priori son opciones para un nivel importante de operaciones y son más apropiadas para la empresa que para el autónomo aquí hablaremos de las opciones, más simples y menos costosas.

Una buena opción puede ser tener en nuestro propio banco dos tipos de cuentas bancarias, una en nuestra propia divisa, y otra en la moneda distinta a la nuestra en la que recibamos la mayoría de pagos, esto nos servirá para ir acumulando divisas en distintas monedas y solo cambiarlas cuando el tipo de cambio nos interese. Pero esto que tiene ventajas, tiene importantes inconvenientes en costes como comisiones y en que solo nos permite hacerlo con pocas divisas, además de que no elimina que nuestros servicios vayan fluctuando del precio que comentemos al cliente.

Lo mismo que lo dicho anteriormente se podría realizar aplicando las variantes de que en lugar de cuentas bancarias al uso, se realizase por una cuenta bancaria nuestra abierta en el extranjero y en la divisa mencionada o en entidades de pago de dinero virtual. Estas son buenas opciones, en algún caso imprescindibles como tener una cuenta para recibir y emitir pagos en lugares de dinero electrónico, pero siguen sin eliminar todos los inconvenientes (si bien, por ejemplo, la cuenta en el extranjero en la divisa que más nos interese, puede sernos muy útil si emitimos y recibimos muchos pagos en esa divisa y dese ese territorio, nos evitaremos comisiones. Ahora bien, estructurarlo tiene un coste y además puede tener un impacto fiscal).

Ahora bien, si la solución más simple, sencilla, de bajo coste y menor problema queremos aplicar tenemos una solución: siempre dar nosotros el precio en nuestra divisa, dar el importe de nuestros honorarios en nuestra moneda, y que sea la otra parte que el día de pagarnos calcule lo que nos tiene que pagar en base a nuestra moneda y el tipo de conversión respecto a su moneda. No siempre nos será posible, ni es una solución sostenible si tenemos mucho movimiento, pero elimina el riesgo (lo traslada al pagador), y puede servir para los que realizan pocos movimientos con países de otras monedas.

La llave del éxito, recursos para emprendedores

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¿Es posible convertir tu idea en un emprendimiento que te permita progresar y llevar adelante tus proyectos?  ¿O esta posibilidad está sólo reservada a personas con cualidades innatas para los negocios? En realidad, la idea de una “personalidad emprendedora” está siendo reemplazada, cada vez más, por la de que las competencias necesarias para transformarse en un emprendedor o emprendedora pueden perfectamente adquirirse y desarrollarse.

La llave de éxito
Es interesante analizar el concepto de éxito. En realidad, la llave del éxito no está precisamente en saber qué es el éxito de un proyecto, sino cuándo un proyecto puede ser considerado exitoso para determinado emprendedor o emprendedora.  Internet (y no sólo Internet; periódicos, revistas, la televisión, la propaganda) rebosan de “casos de éxito” que son meros espejismos: devuelven una imagen de personas exitosas indefectiblemente jóvenes, bellas y… ricas.  No es ése el espejo en el que se mira –nos miramos- la mayoría.  Por eso, al comenzar con tu emprendimiento, debes trazar un panorama realista y verificar que el proyecto coincida con tus valores y los de las personas que te rodean: tu familia, futuros colaboradores y proveedores.   En realidad, una de las claves del éxito de un proyecto, es saber cómo hacer para no desistir de la idea.  Cuando, al preguntarte frente a las dificultades: ¿sigo o no sigo? la respuesta sea: sigo.

Emprendimiento =  creatividad, innovación, oportunidad
La idea del emprendimiento debe ser analizada como lo que realmente es: un destello de creatividad.  De hecho, el emprendedor está comenzando con algo que no existe en la realidad (todavía) sino en su mente: una idea que él mismo ha creado.  A veces lo más difícil de las ideas es explicarlas, sobre todo a los financistas de proyectos, ya sean del sector privado o de las oficinas públicas.  El emprendedor puede estar muy convencido pero la persona del otro lado del escritorio no conoce del tema.  Allí se ponen a prueba la creatividad y las claves del éxito de un proyecto: en la perseverancia del emprendedor o emprendedora para explicar una y mil veces si es necesario de qué se trata su idea, buscar aliados estratégicos, prepararse y estudiar.

Está muy extendida la idea de que las personas creativas e innovadoras son quizás un poco extravagantes o de aspecto un tanto exótico; por otra parte, según un conocido refrán, “a la oportunidad la pintan calva”, haciendo alusión a la diosa romana llamada “Ocasión”, calva por detrás y con largos cabellos sobre la frente, queriendo decir que si no se aprovechan a tiempo las oportunidades, éstas pasan de largo y no vuelven más.   Sin embargo, el solo hecho de tener una idea y desear emprender, te convierte en una persona creativa e innovadora, capaz de generar sus propias oportunidades. Un emprendimiento es innovador cuando atiende una necesidad que hasta el momento no estaba satisfecha; un emprendimiento es creativo cuando está siempre en movimiento; un emprendimiento genera oportunidades cuando permite al emprendedor o emprendedora aumentar sus competencias profesionales.

Emprendedores  siglo XXI
Los emprendedores y emprendedoras actuales tienen una gran ventaja sobre otro tipo de empresas, y es que están más próximos, no sólo a los nuevos conceptos de mercadotecnia a partir de la irrupción de Internet, sino al consumidor del siglo XXI, al que las crisis han vuelto más austero, que se fija más en la calidad, se preocupa por el ambiente y la forma en que han sido fabricados los artículos que adquiere.  Internet permite que hasta el más pequeño emprendedor pueda utilizar las mismas herramientas que las grandes empresas: correo electrónico, sitio web, boletines electrónicos, comercio electrónico, diálogo con el cliente a partir de suscripciones y cuestionarios, casi todas ellas hoy en día prácticamente gratuitas.

Volviendo entonces al concepto de “éxito”, ahora sí, quizás, podríamos decir que un emprendimiento será exitoso si consigue agregar experiencia al producto, si gana la confianza del cliente y su preferencia, si el producto logra una identidad, personalidad y carácter acordes a los valores de su creador y de quienes lo prefieran, si el emprendedor entabla un diálogo positivo con sus potenciales, actuales y futuros clientes.

Ahora te proponemos reflexionar sobre frases célebres de personajes exitosos:

  • “Si llega la inspiración, que me encuentre trabajando” – Pablo Picasso, pintor
  • “El emprendedor es el creador del futuro” – Joseph Schumpeter, economista
  • “Las personas que tienen éxito pueden ser gregarios o taciturnos, analíticos o intuitivos, buenos o pésimos para los detalles, con aversión al riesgo o sedientos de emociones, que saben delegar o son maníacos del control, miembros prestigiosos o anónimos de la comunidad” – Amar Bhidé, profesor de la Universidad de Columbia.

Cuidado con los regalos, la ley actúa

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Estamos en tiempo de fiestas navideñas, uno de los momentos del año donde las personas en general, pero también los profesionales en particular se realizan más obsequios y presentes. Es una de las épocas del año (aunque evidentemente ni mucho menos la única) donde la gente se regala más cosas, pero mucho cuidado con los regalos, pues no vaya a ser que Santa Claus nos lleve a los tribunales, y eso también afecta los trabajadores freelance.

La entrada de este artículo, entre algo sarcástica e irónica, nos sirve para situarnos en un problema serio, el de los sobornos en el ámbito personal, pero sobre todo en el ámbito profesional y empresarial. Y para intentar dar solución a esta problemática, precisamente este día de Nochebuena del año 2010 en España entrará en vigor una dura legislación que castiga los regalos, obsequios y demás que tengan ánimo de obtener contraprestaciones con penas de prisión de entre seis meses y cuatro años, y con penas para las personas jurídicas que pueden ir desde la sanción económica, al cese de actividad.

Esta legislación que a priori es beneficiosa y su intención es positiva, pues pretende acabar con una lacra que ha llevado a España ha situarse entre uno de los países desarrollados más corruptos, y que pretende regular por ley una realidad social que en muchas ocasiones se ha desbocado y ha implicado y salpicado a personas de todo tipo y condición, y a personas y personalidades tanto públicas como privadas despierta algunas dudas, y muchas de ellas abarcan a los profesionales, también a los autónomos y freelance.

Y es que la duda más grande que esta legislación presenta es la dificultad de definir, de marcar y delimitar la línea entre el simple regalo de cortesía, de reconocimiento comercial o de placer, por aquel destinado a obtener beneficios a cambio. Sinceramente el que suscribe piensa que en la práctica esta legislación será un gran y buen fuego de artificio pero sin grandes efectos reales, pues probar la intención del regalo será difícil y en muchos casos imposible, y hemos de recordar que en todo caso prima la presunción de inocencia, y que ante la duda, las garantías procesales impedirán la condena.

Es muy diferente por ejemplo si somos trabajadores freelance y tenemos por costumbre realizar por ejemplo en estas fechas navideñas obsequios a nuestros mejores clientes con la mera intención de agradecerles su fidelidad a nosotros, que si le realizamos un regalos a una persona influyente de una determinada empresa u organismo para que nos contrate a nosotros en detrimento de otras opciones. Es muy diferente, sí, pero, ¿dónde está esa línea que delimita lo licito de lo ilícito?, ¿y quién la demuestra?, y especialmente, ¿no puede eso generar indefensión y generar problemas en las relaciones comerciales y de buena fe en las que nos movemos habitualmente?, ¿y no limita esto, el derecho de cada uno de regalar lo que le plazca? Demasiadas preguntas cerradas, para múltiples respuestas abiertas.

Por la parte contraria también nos podemos encontrar con problemas, es decir, igual que nosotros tenemos clientes, otros nos tienen como clientes a nosotros, y también nos pueden querer realizar algún obsequio, en esté caso también tendremos que ir con especial cuidado de cómo y porqué recibimos el regalo, si no queremos que un simple presente nos pueda llevar entre rejas.

Como recomendación general decir que probablemente la opción más fácil y salomónica, pero a la vez muy difícil de aplicar sería la de renunciar a realizar o recibir cualquier obsequio en nuestra actividad profesional (y el que firma se atreve a decir que casi en nuestra vida personal, pues ley en mano también implica a particulares) , pero como que esta recomendación limita con lo absurdo y es a todas luces impracticable lo más fácil para nosotros es si somos profesionales freelance autónomos delimitar muy claramente y establecer una política muy clara en relación de cualquier regalo que vayamos a recibir o realizar, y en el caso de estar instrumentados a través de una sociedad esa necesidad de claridad, control, y de política clara se multiplica.

Resumiendo, como norma general deberemos dejar de ver como normal aquello de por ejemplo darle más pedidos a un cliente que a otro porque nos realiza obsequios, o de dar un trato a unos u otros y demás prebendas por el estilo, que hasta ahora veíamos como simple juego comercial y que para nada podíamos pensar que rayaban el soborno. Probablemente es llevarlo al extremo y tampoco sea necesario, pues en muchos casos seguirá formando parte del juego, del descuento y del obsequio comercial, pero de buen seguro que es la mejor y más segura forma de no tener ningún problema con la justicia, de buen seguro que es la forma de comernos los turrones de este año y de muchos más con plena y completa tranquilidad.

Gestión del tiempo en el trabajo

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En las actividades profesionales la gestión del tiempo es casi tan importante como que te surjan nuevos proyectos y pedidos, ya que si tienes proyectos y no tienes el tiempo suficiente o el control de tiempo suficiente para asimilarlos, lo único que consigues es quedar mal ante los clientes y perder no sólo dinero sino mucho potencial. Por eso mismo es importante la gestión del tiempo, para asimilar el control de nuestro tiempo y poder hacer frente a toda la actividad profesional de la mejor manera.

El tiempo consiste en uno de los recursos más importantes para el trabajo sobre todo de las personas que trabajan por su cuenta. Al ser uno de los recursos menos valorados, a pesar de ser el más importante, no sabemos gestionarlo ni tomamos las medidas suficientes para gestionarlo de la mejor manera. Es por eso importante tomar medidas de gestión del tiempo en que podamos identificar las prioridades.

Por ello, es importante tener una agenda en que incluir las tareas realizadas y por realizar, adaptando horarios de descanso y planificando en base a las prioridades. En la planificación del tiempo hay que dejar tiempos para reuniones, visitas inesperadas, papeleos e imprevistos. Por ello, te damos 10 consejos para la gestión del tiempo.

10 consejos para la correcta administración del tiempo:

–          Utiliza una agenda o una herramienta de gestión del tiempo.

–          Planifica imprevistos.

–          Dedica tiempo al ocio.

–          Aprende a delegar en otras personas.

–          No aceptes más tareas de las que puedes hacer.

–          Define metas y objetivos.

–          Empieza por las tareas importantes.

–          Haz un seguimiento de las tareas.

–          No pierdas del tiempo.

–          Cumple tu planificación al pie de la letra.

Hay varias herramientas que son aplicaciones web de gestión del tiempo. Por ejemplo, una de estas herramientas gratis basada en Adobe Air es Klok, que te permite determinar proyectos y distribuir cada uno de ellos de la mejor manera, además tiene reportes para que puedas analizar el rendimiento y uso de tu tiempo.

Es multiplataforma y gratis, aunque  tienes más completa en la versión de 15,99 dólares.

Es una de las varias herramientas que puedes utilizar para la gestión del tiempo, además de la agenda de toda la vida, una de esas herramientas que facilitan la vida de los autónomos  en que “el tiempo es oro”, si cabe más que en muchas otras actividades.

Organización del tiempo y el espacio del trabajador freelance

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El hecho de trabajar desde casa puede tener como consecuencia la distensión, lo que provoca varios de los problemas principales que tienen los trabajadores freelance. Del mismo modo que un empresario debe organizar su empresa para que la misma funcione correctamente no se produzcan costes excesivos y pérdidas innecesarias, el trabajador freelance (el que en definitiva es un empresario) debe organizarse para lograr llevar adelante su trabajo en forma eficiente.

Separación del trabajo del hogar

El que el trabajador freelance realice sus tareas desde su casa, puede significar que el trajín normal del hogar termine invadiendo el espacio y el horario destinados al trabajo. Para evitar esto, es necesario que el espacio donde el trabajo es llevado a cabo esté claramente delimitado, y no solo desde el punto de vista físico.

Todos los integrantes del hogar deben tener claro que existe un espacio exclusivo para el trabajo, el cual debe ser respetado a rajatabla por todos. Del mismo modo, el trabajador tampoco debe tomar otros espacios para realizar el trabajo, logrando de esta forma establecer un ámbito donde se desempeñan las tareas laborales y otro en el que se desarrolla la vida familiar normal.

Del mismo modo, el trabajador freelance debe separa el tiempo destinado al trabajo del tiempo destinado al hogar. No es posible desempeñar un trabajo a la vez que se trata de llevar adelante las tareas del hogar. Para ello, es importante que, tanto el trabajador como el resto de los integrantes del hogar, tengan claro que existe un horario (que puede ser más o menos flexible), en el que hay un integrante de la familia que está trabajando.

A pesar de que se encuentre en su propio hogar, con toda la flexibilidad que ello implica, se debe hacer de cuenta que se está fuera de él, ya que de otra forma, resulta imposible tener un ritmo de trabajo y la concentración necesaria que permita desarrollar las tareas laborales en forma eficiente.

Organización del tiempo

Ser trabajador freelance implica estar conectado a internet casi en forma permanente. Esto, que resulta natural en este tipo de tareas, también resulta una de las fuentes de distracción más importante. Si bien es cierto que esto es un mal que no solo afecta a los que desarrollan su actividad laboral desde su casa, en el caso de los trabajadores freelance este tema se vuelve prioritario ya que la remuneración recibida está relacionada con el cumplimiento de plazos y con la cantidad de trabajos finalizados.

En modo alguno esto quiere decir que no se deba participar de las redes sociales, o que solo se deba contestar el correo laboral. Se trata simplemente de un tema de organización del tiempo destinado a cada cosa. Muchos trabajadores freelance tienen necesariamente que utilizar las redes sociales y el correo electrónico como parte de su trabajo, por lo que es absolutamente necesario que el tiempo destinado a este tipo de actividades pero no relacionado con el trabajo, sea realizado en un horario diferente al que se destina al trabajo.

Pero además, el tiempo destinado al trabajo debe estar organizado de forma tal que las diferentes tareas a realizar tenga cada una un tiempo determinado y con dedicación exclusiva. Los resultados de la organización del tiempo en el trabajo freelance son muy notorios, y el rendimiento del trabajador organizado es muy superior que el de aquellos trabajadores que no cumplen con una organización correctamente determinada.

Todo trabajador a distancia debe tener perfectamente delimitado el tiempo que destina a realizar contactos, el que emplea en el trabajo propiamente dicho, y debe además destinar una porción del horario del trabajo a su propia formación. La forma de hacerlo puede variar mucho de un trabajador a otro, no solo por preferencias personales, sino también por el tipo de tareas que desempeña.

Establecer prioridades y metas

Organizar el trabajo comienza por establecer un orden de prioridades. Es imprescindible que el trabajador cuente con una lista de prioridades y que debe cumplir imperiosamente. Es necesario que todo aquello que tiene una importancia capital, sea lo primero en ser cumplido.

Una de las mejores formas de lograr cumplir con las metas a mediano plazo, es establecer metas diarias. Mantener y cumplir con una agenda de tareas es una de las mejores formas conocidas de organizar el trabajo. Estructurar el trabajo de esta forma, evita que el trabajador deba realizar esfuerzos titánicos cuando se acercan los plazos de entrega de los trabajos.

Transferencias, cobros y retiro de dinero con Mooneybookers

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Moneybookers es un sistema de pago, al igual que paypal, para poder hacer pagos y transferencias de dinero a través de internet. Con él puedes hacer transferencias de dinero, pagos de subastas, de compras, etc.

Se plantea como una alternativa más de pago en estos momentos en que Paypal se restringe a muchos países y en que Xoom no acepta pagos con tarjeta de crédito que no sea de Estados Unidos desde el mes pasado.Qué es y en qué consiste Moneybookers

Pertenece al grupo Investcorp Technology Partners y es un sistema de pago que requiere de verificar la identidad, y además lo máximo que se puede transferir por este medio es de 50000 euros en un período de 90 días. A día de hoy hay muchos comercios que aceptan Moneybookers como forma de pago, incluso el propio Ebay (empresa a la que pertenece paypal).

Moneybookers permite a sus clientes enviar, recibir y poseer fondos en más de 30 monedas en todo el mundo y ofrece a los pagos locales en más de 40 países, incluso se puede enviar dinero a quien no tiene una cuenta, sólo necesita un email para recibir el dinero. Los clientes estadounidenses de Moneybookers no pueden recibir dinero, y los clientes extranjeros no pueden recargar fondos mediante tarjetas o cuentas ubicadas en Estados Unidos.

Tarifas de Moneybookers

Las comisiones de Moneybookers para ingresos o retiro de cantidades pequeñas de dinero son altas, sin embargo, para cantidades mayores puede merece la pena por la tarifa única.

A las cuentas no empresariales se aplicará una tarifa de servicio mensual de 1 euro. Esta tarifa será gratuita si el usuario ha iniciado sesión o ha realizado transacciones durante los últimos 18 meses. De lo contrario, la tarifa de servicio se deducirá todos los meses del saldo de la cuenta. Darse de alta es gratis y enviar dinero cuesta el 1% de la transferencia (hasta un máximo de 50 céntimos).

Cobran 0,5  euros por cargar la cuenta Moneybookers utilizando transferencia bancaria nacional hacia una cuenta que proporcionan indicando en el asunto de la transferencia una referencia. También se puede usar la tarjeta de crédito, hay que enviar a MoneyBookers documentos por fax para autentificar que eres el usuario de la tarjeta, como medio de seguridad.  Cargar desde tarjeta es gratis. En algunos países existen otras formas de cargar saldo con alguna comisión o gratis. Ver tarifas aquí.

Retirar dinero con Mooneybookers cuesta 1,80 euros tanto a la cuenta bancaria como a la tarjeta de crédito. Hay países donde aceptan cheque, y su tarifa es de 3,5 euros. La transferencia de saldo de Moneybookers a tu cuenta bancaria cuesta 1,80 euros en España (y en muchos otros países), y a mayores el banco puede cobrarte otro tanto (según el banco) por recibir ese dinero.

Condiciones especiales de Moneybookers

Una de las pegas que tiene con respecto a Paypal es que no hace de intermediario en la disputas ni ofrece servicios de garantía de dinero a los compradores.

Dentro de sus condiciones peculiares es que se reserva el derecho de cancelar cualquier cuenta en cualquier momento y por cualquier razón; además también tiene derecho a aplicar canon  a ciertos usuarios si las condiciones no se cumplen.

Tienes alguna otra duda: Consulta el apartado de preguntas frecuentes de Moneybookers o consulta su servicio de atención al cliente.

Teletrabajo: aprender a delegar

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Una de los principales desafíos que asumen las personas que deciden trabajar desde casa con Internet, es al mismo tiempo la concreción del sueño que posiblemente impulsó la decisión de cambiar de trabajo o emprender una actividad nueva en el hogar: pasar más tiempo con la familia, compatibilizar las obligaciones domésticas con la carrera laboral o disponer de tiempo libre para hacer otras cosas que le gustan.

Si no nos organizamos bien, podemos terminar siendo esclavos de nuestra propia decisión y condenar al fracaso lo que debió ser una experiencia vital y un cambio en nuestro estilo de vida. Las imágenes que muestran al teletrabajador relajadamente sentado frente a su ordenador portátil al aire libre, con el telón de fondo de un paisaje paradisíaco, o a la teletrabajadora frente a su ordenador con un sonriente bebé en brazos, pueden ser un instante en la vida pero no lo habitual. Como lo hemos dicho muchas veces, para llevar adelante en forma satisfactoria la experiencia del teletrabajo, se debe disponer de un espacio físico y un tiempo material destinados exclusivamente a esa tarea.

Pero esto no basta. Además, hay que delegar tareas, no solamente porque es materialmente imposible hacerlo todo, sino porque la familia debe comprender que aunque que la persona que teletrabaja está en casa, esto no significa que esté siempre disponible para las tareas domésticas.

Delegar no es conseguir que otro haga nuestro trabajo, sino confiar a otra persona los trabajos que uno no puede o no debe hacer o que el otro hará mejor.

A nivel de las empresas u organizaciones, la delegación es un proceso complejo que involucra uno o varios sectores y niveles jerárquicos y requiere de la implementación de dispositivos de control que aseguren eficacia y eficiencia. Es interesante conocer algunos elementos de este proceso ya que pueden ser muy útiles a la hora de delegar tareas dentro del hogar.

Para empezar, es importante saber que al delegar, todas las partes van a cometer errores hasta tanto se complete el aprendizaje. Por eso, una delegación eficaz requiere flexibilidad mental y capacidad de adaptación.  También es necesario tener en cuenta que la delegación debe contemplar tareas factibles de realizar para las personas en las que delegamos.

Hay distintas formas de delegación y debemos encontrar la que mejor se adapte a nuestra personalidad y la cultura de nuestra familia o de las personas en las que vamos a delegar; es que delegar no es un acto o una función, sino que es un proceso que debe ser pacientemente diseñado, en la convicción de que más allá de las dificultades, cuando empecemos a avanzar conseguiremos mayor productividad de nuestra parte y más compromiso por parte de los demás.

Conceptos básicos
Un concepto básico en la teoría de las organizaciones dice que “Delegar es transferir a otros la autoridad y responsabilidad para desarrollar ciertos trabajos. La delegación eficaz implica que aquellos en los que se delegan las tareas conocen los objetivos, tienen los medios y la capacidad para conseguirlos y además desean hacerlo”.  Antes de delegar, debemos verificar si las personas en las que delegamos cuentan con la capacidad y actitud que les permitan asumir nuevas tareas, o si podemos desarrollar esa capacidad y actitudes; también se deberá realizar un seguimiento y control de las tareas delegadas, en base a la comunicación y la estimulación de nuevas capacidades.

Ventajas
Las ventajas de la delegación son indudables. Aprovecharemos mejor nuestro tiempo, al mismo tiempo que conseguiremos de los demás una mayor motivación, autonomía, capacidad de tomar decisiones y compromiso con las tareas.

La pregunta es: ¿qué estamos haciendo que puede o debe ser realizado por otros miembros de la familia o posibles colaboradores? La respuesta comenzará a definir el proceso de delegación y la selección de los nuevos responsables.   En las organizaciones existen las llamadas “barreras culturales” que dificultan los procesos de delegación, por ejemplo, falta de experiencia, inseguridad, temores de quienes recibirán la delegación, pero también el perfeccionismo y excesos de control de quienes delegan. Una vez más es necesario destacar que el proceso de delegación exige una mentalidad abierta y flexible, dispuesta a admitir errores e innovaciones, pues muchas veces la forma tradicional o arraigada de hacer las cosas puede dificultar el proceso frente a una forma novedosa que se le ocurre a la otra parte.

Cada vez que se delega una tarea, se debe producir al mismo tiempo una asignación de responsabilidades. Esta asignación es un elemento central del proceso; las personas que asumen nuevas responsabilidades están más dispuestas a sentirse partícipes de la construcción de una nueva realidad en la cual son verdaderos protagonistas.

Para tener en cuenta al delegar:

  • Establecer de forma concreta la función que se va a delegar: objetivos. plazos y límites.
  • Asegurarse de que el colaborador elegido tenga las características oportunas.
  • Explicar claramente la función que se va a delegar.
  • Describir qué significa compartir la responsabilidad.

Reconocer los aciertos, criticar con suavidad los errores, estimular el gusto por las cosas bien hechas y la tarea cumplida, involucrar e involucrarse, para alcanzar el sueño de un futuro mejor para la familia.

El espacio de trabajo en casa

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Una de las ventajas que tiene trabajar en casa es que podemos hacer lo que queremos con nuestro espacio de trabajo, haciéndolo todo lo confortable y agradable que deseemos. Sin embargo, los trabajadores que hacen sus tareas en casa pocas veces prestan atención a este punto. En este artículo, pretendemos darles algunas ideas de cómo mejorar el espacio que destinan a sus tareas en casa.

Se debe tener en cuenta que para poder llevar adelante el trabajo sin que la actividad del hogar represente un estorbo en el desarrollo de las mismas ni que el trabajo represente una molesta presencia en la vida cotidiana de los demás integrantes de la familia, es absolutamente necesario que se cuente con un espacio destinado en forma exclusiva a ello.

Establecer un despacho u oficina donde desarrollar el teletrabajo no requiere de grandes espacios, aunque es necesario que el mismo se encuentre bien delimitado y relativamente aislado.

Obviamente, el tipo de trabajo que se va a realizar es importante en la elección del lugar de la casa que se va a emplear para instalar el despacho. Por ejemplo, si es necesario recibir personas, es necesario que se tenga un acceso independiente de cualquiera de los accesos de la casa.

Pero además, se debe tener en cuenta que este espacio es parte de la casa, por lo que se debe tratar de que guarde cierta armonía decorativa con el resto del hogar. Algunos de los muebles utilizados pueden tener doble uso, es decir, que puedan utilizarse tanto para el desarrollo del trabajo como en la vida hogareña.

Situar el escritorio cerca de una ventana tiene varias ventajas. La primera es que se logra economía en el consumo de electricidad al aprovechar la luz natural, la que también es mejor que la luz artificial para la vista. Si es posible contar con una vista agradable, tanto mejor, ya que puede ayudar a relajarnos de la tensión propia del trabajo. En caso de no ser posible contar con una vista agradable, una solución alternativa es contar con un cuadro o imagen que nos guste ubicado en una posición cercana al escritorio.

Desde el punto de vista decorativo y para contribuir con la creación de un espacio agradable, es conveniente evitar las uniformidades, colocando elementos que tengan formas y colores diferentes.

Todo el espacio debe estar bien iluminado, especialmente el área de trabajo propiamente dicha, ya que la mala iluminación puede ser causa de dolores de cabeza y cansancio ocular, con la consecuente baja en el rendimiento.

Finalmente, se deben tener muy en cuenta los aspectos ergonómicos, ya que una buena postura hace que el trabajo se realice en forma más cómoda y sin perjuicios a mediano o largo plazo. La mesa de trabajo, la silla, las lámparas, la posición del teclado, ratón y monitor son extremadamente importantes.

Pero también se deben tener en cuenta otros aspectos, como el orden y la limpieza del lugar. La limpieza contribuye enormemente en que el especio de trabajo nos resulte agradable, por lo que invertir un poco de tiempo diario en mantener todo limpio tiene consecuencias en el rendimiento laboral y en la calidad del trabajo realizado. En cuanto al orden, no solo tiene importancia en el mantenimiento de un sitio agradable, sino que puede ahorrar mucho tiempo en la ubicación de los elementos necesarios para llevar el trabajo adelante.

Competencias para teletrabajar: redacción de cartas, notas e informes

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Los teletrabajadores pueden desempeñarse en muy diferentes profesiones y oficios: periodistas, médicos, docentes, publicistas, investigadores, artistas gráficos, administrativos, marketing, en fin, todo lo que se pueda hacer, como dice la definición, utilizando las nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación estando a distancia del empleador o contratista. Sin embargo todos tienen algo en común: habilidad para teletrabajar.

Como decíamos en un artículo anterior,  el emprendimiento personal y el teletrabajo se sustentan en cuatro pilares:

  • Aptitud
  • Actitud
  • Producto
  • Tecnología

Según un interesante estudio de la Universidad Austral de Chile, las actitudes hacia el teletrabajo pueden ser:

  • Optimismo: confía en que el teletrabajo es una solución a los problemas sociales, crea riqueza y socializa a los individuos
  • Escepticismo: sospecha de la tecnología, considerando que el cambio debilita la estabilidad social.
  • Desasosiego: actitud ambigua, considera que la tecnología engendra libertad pero debilita los lazos afectivos y sociales.

Este y otros estudios determinaron que la aptitud para teletrabajar se basa los siguientes ejes:

  • Saber
  • Saber hacer
  • Saber transferir: tener buena expresión oral y escrita
  • Tener interés por aprender a usar nuevas tecnologías.

Es que una de las principales características del teletrabajo es la disminución de la presión de la empresa sobre el trabajador a partir de la mayor flexibilidad y el hecho de que se esperan resultados antes que presencia física. Por eso el teletrabajador, además de conocer su oficio (saber) debe desarrollar ante todo su capacidad de autogestionar su trabajo (saber hacer) y comunicarse en forma no presencial (saber transferir).

Detengámonos un momento en estas aptitudes: las definiciones son coherentes con el hecho de que la comunicación informática, más allá de algunos sistemas como la videoconferencia o la transferencia de voz, se da básicamente a través de la palabra escrita.

Lo indudable es que aunque se utilicen algunas licencias idiomáticas que sirven par abreviar el texto y se comprenden perfectamente, un proyecto de teletrabajo en el que utilices la letra “k” en vez de la “q”, poco claro y con faltas de ortografía, no pasará el primer filtro del selector.

A continuación, una pequeña guía de los documentos escritos más comunes, sus características principales y forma de confección.

La carta: importante medio de comunicación que permite informar o dar cuenta de algo. Las cartas son generalmente formales y tienen una técnica específica que incluye la ortografía, signos de puntuación, redacción, etc. La carta es universal, pues es utilizada por todo organismo social. Existen varios tipos de cartas comerciales, pero su esquema y estructura son los mismos. La carta consta de tres partes: encabezamiento, cuerpo y cierre. El encabezamiento, en la parte superior, contiene el nombre o membrete de la empresa, lugar y fecha, nombre y cargo del destinatario. En algunos casos se incluye una referencia o asunto para que el destinarlo sepa rápidamente de qué se trata. El cuerpo: también consta de tres partes, la introducción, el núcleo que se debe caracterizar por su objetividad y claridad, y la conclusión. Para finalizar el cierre contiene la despedida y la firma.

Informes: sirven para responder a una solicitud y reflejan los resultados de un trabajo, investigación o reunión de datos. La estructura del informe debe ir respondiendo ordenadamente a las siguientes preguntas:
1. ¿Qué se investigó? (Introducción)
2. ¿Por qué? (Descripción del problema)
3. ¿Qué método se utilizó? (Materiales y métodos)
4. ¿Cuáles fueron los resultados? (Resultados)
5. ¿Cuáles son las conclusiones? (Conclusión)
Los informes también son formales, deben ser objetivos y claros.

Memorándum: se utiliza para intercambiar información entre distintas áreas de una empresa. Está compuesto por: destinatario, remitente, fecha, asunto, texto y firma. En muchas empresas se confeccionan en formularios pre impresos.

Circulares: su finalidad es comunicar novedades a las personas que forman el grupo de trabajo. Normalmente no se contestan excepto por motivos de cortesía o necesidad de alguna aclaración.

Solicitud: comunicación escrita que formula un pedido con el objetivo de obtener una respuesta inmediata. Puede contener la exposición del hecho que motiva la solicitud y culminar con el agradecimiento de cortesía.

Presentaciones con diapositivas: a partir de la popularización de programas de ofimática y el abaratamiento de los equipos, actualmente es muy común que las charlas o conferencias se acompañen con presentaciones electrónicas, herederas directas de la diapositiva que ilustró cientos de conferencias  durante muchas décadas. Básicamente una presentación consta de una diapositiva con el título de charla y nombre del o la expositor o expositora, una segunda diapositiva con los temas a desarrollar, y la última diapositiva con sencillo “Muchas gracias”. Las diapositivas que desarrollan el tema deben aplicar en lo posible la regla del seis: un máximo de seis líneas, y un máximo de seis palabras por línea. Se pueden combinar con animaciones, imágenes y películas incrustadas.

Queda mucho en el tintero, como la redacción científica, gacetilla de prensa, nota informativa y artículos, pero los dejaremos para nuestro próximo encuentro.

Problemas físicos ocasionados por exceso de tiempo frente al ordenador

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La aplicación de las nuevas tecnologías en los ambientes laborales y la aparición de nuevas formas de trabajo, como el diseño gráfico por ordenador, creación de contenidos web, etc., ha hecho que muchas personas se vean obligadas, por razones profesionales, a pasar mucho tiempo sentados frente al ordenador.

Esto ha originado la aparición de nuevas enfermedades profesionales ha generado estudios relacionados con el tema, que buscan la forma de que el entorno del trabajador se modifique y que el trabajador cambie algunos de sus hábitos para minimizar los riesgos de la aparición de problemas físicos.

La mala posición del monitor, por ejemplo, puede originar cansancio visual, dolores musculares en la zona del cuello, dolores de cabeza y de espalda, y a mayor plazo, problemas en la zona cervical y problemas visuales permanentes. La mala postura al estar sentado, puede hacer que se produzcan dolores en la espalda, cuello y hombros, y a mediano y largo plazo, la aparición de enfermedades relacionadas con la mala circulación en miembros inferiores y problemas en la columna vertebral.

Estos son los problemas más evidentes y los de más sencilla identificación; sin embargo, no son los únicos. Por ejemplo, la utilización del teclado que hace que los trabajadores deban permanecer con los músculos de los brazos soportando el peso de los miembros superiores, puede acarrear la aparición de problemas musculares en esta zona.

También es posible que aparezcan problemas en los ligamentos y tendones de las manos y muñecas, debido al uso constante, por ejemplo, al escribir. El uso del ratón hace que el cuerpo pierda balance hacia la derecha (en los diestros, a la izquierda en los zurdos), originando una sobrecarga en los músculos del tronco que deben soportar esta pérdida del balance.

Formas de minimizar los riesgos


El entorno del trabajador que pasa mucho tiempo frente a un ordenador, debe modificarse. Para evitar los problemas de postura, es conveniente que se utilice una silla ergonómica; pero esto no es suficiente, ya que el trabajador debería permanecer con la espalda lo más recta posible, algo a lo que los trabajadores no estamos muy acostumbrados.

El espacio debajo del escritorio debería ser suficiente como para que el trabajador pueda colocar sus piernas en un ángulo aproximado a los 90º, mejorando sensiblemente la circulación. De ser posible, es conveniente que se cuente con escritorios con posapiés.

El monitor es motivo de debates, aunque la mayoría acepta que la mejor posición del mismo es que la parte superior de la pantalla se encuentre a la altura de los ojos, con lo que se mejora la postura de la cabeza y se evita el cansancio en los músculos de los ojos. La distancia más apropiada, según opina la mayoría de los expertos, es una distancia superior a los 40 centímetros de la vista del usuario.

Se debe evitar que se produzcan reflejos en la pantalla, la que además debe estar limpia y exenta de rayones y manchas. El brillo y contraste del monitor debe adecuarse de forma tal que no produzca un exceso de entrada de luz en forma constante en los ojos, pero que a su vez no haga que el trabajador deba forzar la vista.

La altura a la que se deben encontrar el teclado y el ratón, debe ser tal que los brazos descansen en forma cómoda. Debe evitarse que los brazos deban estar demasiado altos, provocando posiciones incómodas, o demasiado bajos, haciendo que el usuario deba inclinarse para verlos. El ratón debería ubicarse en una posición cercana al teclado. Durante la operación del teclado y el ratón, los hombros deberían permanecer lo más relajados posible, y a una distancia de no menos de diez centímetros del borde del escritorio, de forma que las muñecas puedan apoyarse sobre el mismo.

Otro consejo útil es que se tomen tiempos de descanso, durante los cuales se pueda caminar aunque sean distancias cortas. También debe recurrirse en forma periódica a lo que se denominan “pequeños descansos”, que consisten en cambios de postura o ponerse de pie durante unos segundos, sobre todo ante la aparición de molestias.

Las consecuencias a corto plazo de realizar el trabajo frente al ordenador en forma inadecuada, es la aparición de dolores y molestias, estrés, cansancio y trastornos musculares leves. A largo plazo, pueden originarse enfermedades que inclusive, pueden llevar a la incapacidad parcial o completa para llevar adelante el trabajo.

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