¿Qué hacer ante trabajos urgentes?

No son pocas las veces que un cliente escribe haciendo un pedido calificado de urgente, que en muchas ocasiones ni es urgente ni es prioritario. Hay que conocer qué hacer ante estos casos y si es conveniente aceptarlos, pero sobre todo saber a qué se llama urgente. ¿Qué hacer ante un pedido urgente que no lo es, o sí?

Para algunos clientes urgente quiere decir “para ayer”, “para mañana”, “para hoy” o algún tiempo inasumible, al menos haciendo el trabajo bien; mientras que en otros casos suele ser solamente prioritario, en unos días o una semana. Por eso conocer cuándo es necesario realizar el trabajo es clave, ya que algunos clientes aseguran que un pedido es urgente en todos sus encargos cuando en realidad no lo es tanto. En ocasiones no tiene ni fecha concreta, sino lo antes posible. Y en este caso se puede pactar un plazo adecuado con el cliente, no rechazarlo sin más.

¿Qué hacer en cada caso?

  • Si el encargo no puede ser asumido con calidad en el tiempo indicado, es mejor no aceptarlo ya que el cliente no recibirá un buen trabajo.
  • Si hay otros encargos que asumir y no da tiempo a hacer este nuevo proyecto urgente, es mejor no aceptarlo antes que quedar mal con el resto de clientes.
  • Si el proyecto es urgente, el plazo asumible, manda toda la documentación e información al momento y acepta pagar un suplemento por la urgencia, entonces sí se considera aceptar el proyecto.

Plazo de entrega desde que se ha recibido todo

Siempre se debe indicar el plazo de entrega total desde recibida toda la información o recursos necesarios, no desde el momento en que solicitan presupuesto o hacen el pedido, ya que en caso de que no manden el material o información a tiempo se puede acabar en demoras, no hacer el trabajo correctamente por falta de información o trabajar de más innecesariamente. El trabajo se inicia con toda la información en mano, por lo que el plazo inicia en ese momento. Así se debe dejar claro a cada cliente, para evitar urgencias a última hora y sobretodo demoras en la entrega de documentación relevante.

Confianza para nuevos clientes

En caso de un nuevo cliente, puede que solicite un plazo de entrega menor por dudas de que la cosa salga bien, por eso mismo hay que inspirar confianza a los nuevos clientes para evitar que creen falsas alarmas de pedidos urgentes que podrían hacer que se rechazara el trabajo (pudiendo evitarlo)  o quedar mal ante un nuevo cliente por aceptar un trabajo que no se puede hacer adecuadamente en el tiempo estipulado, o incluso estar en situación de estrés por la urgencia del pedido en un nuevo cliente ante el que se quiere quedar bien.

En todo caso, nunca se debe aceptar un pedido que no se puede hacer en el plazo estipulado, o que en caso de hacerlo no gozará de la calidad necesaria. También se pueden crear plazos por cada fase del proyecto.

 

 

 

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