Mejorar los hábitos de correo electrónico para ahorrar tiempo

Saber cómo gestionar correctamente el tiempo es clave para cualquier freelance, ya que el tiempo es uno de nuestros principales valores. A veces, cosas sencillas y cotidianas como los emails o las redes sociales nos quitan mucho tiempo. Por ello, vamos a dar algunos consejos para mejorar los hábitos de correo electrónico y así ahorrar valioso tiempo que se puede destinar a otras funciones del negocio o de la vida personal.

  • Una de las primeras cosas que se debe hacer es asignar unas horas para consultar los correos electrónicos para evitar distraerse a diferentes horas mirando si hay emails, contestando, volviendo a mirar, etc. Es bueno quitar las notificaciones de emails del móvil. Dedicando ciertas horas determinadas se ganará tiempo y concentración.
  • Hacer correos electrónicos cortos comunicando todo en las mínimas palabras posibles, ya que además los correos largos no suelen leerse en su totalidad.
  • Hacer respuestas prediseñadas en caso de que sea necesario, muy práctico cuando suele tener que responder en muchas ocasiones de manera similar.
  • Poner una firma predeterminada para evitar tener que despedirse siempre igual. ES bueno aprovecharla además para anunciar la propia web, negocio o lo que sea.
  • Es bueno reconocer diversos tipos de emails para poder borrar rápidamente los que no son necesarios. También ayuda marcar como spam el correo no deseado. Una bandeja de entrada de correos limpia ayuda mucho más a organizarse para responder emails, por lo que se recomienda dedicar un tiempo a limpiarla al menos una vez al mes o cuando van llegando los emails.
  • Dándose de baja en suscripciones y boletines de noticias. UN estudio ha descubierto que los trabajadores no pueden ponerse al día con su trabajo con más de 50 emails al día, y entre los emails de trabajo, los de spam y las suscripciones se puede rebasar fácilmente esa cifra. Por ello, es mejor buscar opciones alternativas como los servicios RSS o ir directamente a las páginas a consultar lo que se necesita.
  • Los mensajes de trabajo se deben quedar en el trabajo, por tanto si se trabaja en una oficina ahí se deben quedar (no consultarlos en ningún sitio más que en el ordenador de la empresa) y si se trabaja en casa no deben ser consultados fuera de horario laboral. Un estudio de Workplace Options descubrió que el 59% de trabajadores en Estados Unidos usan sus móviles para hacer el trabajo después de su horario habitual de trabajo.
  • Utilizar más los servicios de mensajería instantánea para comunicarse con otras personas, ya que es más rápido y lleva menos tiempo, siempre asignando también ciertos horarios para no distraerse con ellos en el trabajo.

¿Alguna idea más?

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