Contratos con clientes y proveedores: contenido y firma

Si pensamos en ser profesionales freelance son muchas las consideraciones que se tienen que tener presentes para que nada falle en el desarrollo de nuestra actividad profesional, uno de los factores que se tienen que tener muy presentes a este respecto es el ligar unas adecuadas relaciones comerciales con nuestros clientes y proveedores, y sin duda, para ello, no existe mejor sistema y solución que dotarnos de unos buenos contratos con cada uno de ellos.  Así, a ello, a los contratos con clientes y proveedores y, concretamente a la forma y fondo, al contenido de éstos, así como a la firma de los mismos, es a lo que vamos a dedicar este artículo.

Para empezar, y antes de adentrarnos en los conceptos prácticos que pretende desarrollar este artículo diremos que a nivel conceptual cualquier relación comercial que se mantenga con otra parte, sea ésta del carácter que sea y tenga las características y las condiciones particulares que tenga es un contrato en sí misma. Dicho de otro modo, de cualquier pacto que exista entre dos o más partes nacen unos derechos y obligaciones para cada una de las partes y eso es un contrato en toda regla, otra cuestión es cómo lo plasmemos, y es a eso a lo que concretamente queremos enfocar este artículo de modo práctico.

Dicho lo anterior, rápidamente podemos entender entonces que el contrato existe por sí mismo, sin que sea necesario (por lo general, salvo determinadas excepciones que puedan existir por ley) que lo plasmemos en ningún lugar, no es necesario que firmemos un contrato para que exista contrato, pero firmar y plasmar adecuadamente un contrato que tenga el contenido adecuado sin duda es el único medio que nos garantice unas garantías, un desarrollo normal de nuestras relaciones comerciales y que nos proteja ante controversias y conflictos posteriores que puedan aparecer durante el desarrollo del mismo.

Entonces, lo anterior, tiene que llevarnos a una rápida primera conclusión: firmar o no firmar (entendiendo por firmar el acto físico de plasmar, otra cosa es el concepto de firmar de facto) un contrato en muchas ocasiones será opcional, pero las consecuencias de no hacerlo podrán ser desastrosas. Y ello es algo que deberemos tener muy en cuenta pues son muchas las personas que por ejemplo por confianza o por muchas otras cuestiones deciden no plasmar aquello que han acordado y luego, si las cosas no transcurren según pretendían los problemas se multiplican.

Llegados a este punto, y entrando a analizar la forma adecuada de plasmar el contrato con nuestros clientes y proveedores, diremos que obviamente existirán distintas formas pues dependiendo el bien o servicio que ofrezcamos, así como del modo en el que prestemos el servicio o el tipo de cliente al que nos dirijamos hará que la forma en cómo plasmarlo sea diferente o resulte más aconsejable una que otra.

A colación con lo anterior, y teniendo siempre como base que aquí nos referimos a aquellos supuestos en los que existe libertad de forma en el contrato a celebrar, diremos que por lo general cualquier documento físico o electrónico que pueda demostrar que existe un determinado acuerdo entre las partes y que ese acuerdo ha sido aceptado por todas las partes que en el mismo intervienen el mismo debe resultar valido. Entonces, si cualquier forma de plasmar un contrato, a priori resulta valida, ¿dónde se encuentra la diferencia entre una y otra forma de plasmarlo? Pues la respuesta es muy simple, la respuesta está en lograr plasmar un contrato que tenga ya no sólo plena validez legal, sino que el mismo nos otorgue las mayores garantías posibles.

Y ¿cómo podemos lograr que un contrato nos otorgue las mayores garantías posibles? La respuesta también es nítida: con un contenido claro y lo más detallado posible, y sobre todo con una prueba clara e inequívoca de que ese contrato ha sido aceptado sin duda por las partes, y ¿cómo se traduce eso a modo práctico? Veamos.

Para traducir lo anterior a modo práctico diremos que lo primero que el contrato deberá contener son todos los datos imprescindibles para que las partes, en el mismo presentes, resulten debidamente identificadas. En segundo lugar, el mismo deberá desarrollar de forma pormenorizada, detallada y dejando los menores flecos posibles todos aquellos aspectos importantes de la relación, es decir, deberá exponer la forma en la que se va a desarrollar el servicio o la transmisión del bien,  cuando se va a hacer, que responsabilidades y clausulas existirán, etc. Todo ello cómo se dice deberá ser lo más detallado posible, y también es muy importante que resulte lo más claro posible, dicho de otro modo, que no pueda tener dobles lecturas.

Finalizando este artículo diremos en relación a la firma de contrato, que la clave se encuentra en que no pueda existir duda en que el mismo se ha firmado por quien dice que lo ha firmado y que se ha firmado aquello que se dice que se ha firmado y cuando se ha firmado. Obviamente una firma a mano encima de un papel es quizá el sistema convencional más conocido, pero no nos engañemos: cualquier firma, o aceptación, por vía digital también es válida siempre y cuando esta garantice que se ha realizado en base a las condiciones de seguridad de quien lo ha hecho y lo que ha firmado y sin que se haya podido corromper el proceso.

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