Cómo gestionar exitosamente una reunión de trabajo

¿Qué empleado o ejecutivo no ha tenido que convocar o participar, una vez en la vida, en una reunión? Las reuniones pueden ser virtuales o presenciales, largas o cortas, numerosas o reducidas… pero para la mayoría, son absolutamente aburridas e innecesarias. Sin embargo, las reuniones son una de las principales estrategias para consolidar equipos y avanzar en los objetivos. ¿Quieres saber cómo gestionar exitosamente una reunión de trabajo? ¡Sigue leyendo!

Estrategia con mala fama
En realidad, las reuniones tienen mala fama: son consideradas una verdadera pérdida de tiempo, y en realidad la gente piensa que las cosas no se discuten ni resuelven en la reunión sino que los líderes ya traen las cosas decididas de antemano porque la opinión de los subalternos no les interesa. Las reuniones tienen fama de ser poco efectivas y poco productivas, y los empleados encuentran bastante ridícula la pretensión de los directivos, de crear un clima relajado e integrado. En definitiva, los empleados piensan que los jefes siempre hacen lo que les parece… y que la reunión es un mero formalismo.

Por qué fracasan las reuniones
En realidad, no es sólo el prejuicio el que hace fracasar la reunión. La mayoría de las veces, la reunión naufraga sin remedio porque los directivos o encargados no han sabido comunicar correctamente la iniciativa y los objetivos, o no han conducido la reunión en forma eficaz. De hecho, el éxito de una reunión dependen en gran medida de la habilidad de las personas encargadas de coordinarla, para permitir al grupo arribar a conclusiones útiles en un clima cordial, en forma productiva y positiva. Para que la reunión resulte eficaz, hay que tener en cuenta todos sus elementos y objetivos, evitando que los llamados “objetivos ocultos”, que son los que responden a las motivaciones individuales de los participantes, se superpongan al objetivo explícito que es el interés del grupo.

Define los roles
Los participantes de la reunión deben tener sus roles bien definidos y éstos deben estar claros para todos. Algunos roles son:
Gestor: tiene como funciones informar acerca de la necesidad de la reunión, estimular la participación, facilitar el debate, jerarquizar los temas.
Participantes: son las personas reunidas en base a su relación con el tema a tratar. También tienen responsabilidad en el éxito de la reunión; deben ser proactivos, acudir sin prejuicios, cooperar, realizar aportes interesantes, intervenir si se está desviando el rumbo de la reunión.

Detalles a tener en cuenta
Si eres la persona encargada de convocar la reunión, además de cumplir con los enunciados del punto anterior, debes ser muy cuidadosa con los detalles que pueden hacer de la reunión un verdadero éxito o, una vez más, el engorroso y aburrido trámite de siempre:

  • Cumple el horario de comienzo y fija un horario de terminación; en especial los directivos o líderes deben ser los primeros en cumplir el horario. Los empleados, agradecidos, pues ellos también tienen cosas que hacer.
  • La reunión tiene que tener un tema concreto que sea de interés para todos los participantes. De otra manera, los empleados salen de la reunión preguntándose de qué se trató.
  • Informa el temario con anticipación. Así, los participantes tendrán tiempo de preparar sus preguntas e inquietudes.
  • Todos los participantes deben comprender que la contribución de cada uno es necesaria para la solución de los problemas. Si no se difunde esta idea, los participantes creen que no se les escucha.
  • En síntesis: revisar el temario, sintetizar, hablar lo justo, escuchar a todos.

Foto: vía Morguefile

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