La factura electrónica es un documento electrónico que tiene los requisitos legales que se exige a las facturas tradicionales, donde se puede demostrar la integridad y autenticidad de su contenido y origen. Por su puesto, para que tenga la misma validez que una factura habitual se debe tener consentimiento por ambas partes, y se debe garantizar la autenticidad de la factura.
La factura electrónica debe garantizar la seguridad de que es lo que dice ser y es de quien dice ser, de manera que se debe almacenar en un fichero de datos y está firmada con certificado digital o electrónico. Las facturas electrónicas se pueden almacenar o enviar por medios electrónicos garantizando la autenticidad de la factura, ya que son los equivalentes a la factura en papel.
Es necesario que la factura electrónica tenga los siguientes campos, para que tenga la misma validez que una factura en papel:
- Número de factura
- Fecha expedición
- Razón Social emisor y receptor
- NIF emisor y “receptor”
- Domicilio emisor y receptor
- Descripción de las operaciones (base imponible)
- Tipo impositivo
- Cuota tributaria
- Fecha prestación del servicio (si es distinta a la de la expedición)
La factura electrónica ofrece una serie de ventajas:
- Es indicada para el teletrabajo o trabajo por medio electrónico
- Da confiabilidad a los clientes
- Produce un ahorro en el gasto de papel y envío de facturas convencionales
- El proceso de creación es eficiente y rápido
Frecuentemente la factura electrónica viene en los formatos: pdf, xml o edifact.
Las normas que rigen la factura electrónica en España son:
- Real Decreto 1496/2003 Reglamento de Facturación
- Real Decreto 87/2005 Modificaciones al Reglamento de Facturación
- Orden Ministerial EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. (BOE, 14 de abril de 2007)
- Orden Ministerial PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. (BOE 15-octubre de 2007)
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