Competencias para teletrabajar: redacción de cartas, notas e informes

Los teletrabajadores pueden desempeñarse en muy diferentes profesiones y oficios: periodistas, médicos, docentes, publicistas, investigadores, artistas gráficos, administrativos, marketing, en fin, todo lo que se pueda hacer, como dice la definición, utilizando las nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación estando a distancia del empleador o contratista. Sin embargo todos tienen algo en común: habilidad para teletrabajar.

Como decíamos en un artículo anterior,  el emprendimiento personal y el teletrabajo se sustentan en cuatro pilares:

  • Aptitud
  • Actitud
  • Producto
  • Tecnología

Según un interesante estudio de la Universidad Austral de Chile, las actitudes hacia el teletrabajo pueden ser:

  • Optimismo: confía en que el teletrabajo es una solución a los problemas sociales, crea riqueza y socializa a los individuos
  • Escepticismo: sospecha de la tecnología, considerando que el cambio debilita la estabilidad social.
  • Desasosiego: actitud ambigua, considera que la tecnología engendra libertad pero debilita los lazos afectivos y sociales.

Este y otros estudios determinaron que la aptitud para teletrabajar se basa los siguientes ejes:

  • Saber
  • Saber hacer
  • Saber transferir: tener buena expresión oral y escrita
  • Tener interés por aprender a usar nuevas tecnologías.
Redactar cartas e informes

Redactar cartas e informes

Es que una de las principales características del teletrabajo es la disminución de la presión de la empresa sobre el trabajador a partir de la mayor flexibilidad y el hecho de que se esperan resultados antes que presencia física. Por eso el teletrabajador, además de conocer su oficio (saber) debe desarrollar ante todo su capacidad de autogestionar su trabajo (saber hacer) y comunicarse en forma no presencial (saber transferir).

Detengámonos un momento en estas aptitudes: las definiciones son coherentes con el hecho de que la comunicación informática, más allá de algunos sistemas como la videoconferencia o la transferencia de voz, se da básicamente a través de la palabra escrita.

Lo indudable es que aunque se utilicen algunas licencias idiomáticas que sirven par abreviar el texto y se comprenden perfectamente, un proyecto de teletrabajo en el que utilices la letra “k” en vez de la “q”, poco claro y con faltas de ortografía, no pasará el primer filtro del selector.

A continuación, una pequeña guía de los documentos escritos más comunes, sus características principales y forma de confección.

La carta: importante medio de comunicación que permite informar o dar cuenta de algo. Las cartas son generalmente formales y tienen una técnica específica que incluye la ortografía, signos de puntuación, redacción, etc. La carta es universal, pues es utilizada por todo organismo social. Existen varios tipos de cartas comerciales, pero su esquema y estructura son los mismos. La carta consta de tres partes: encabezamiento, cuerpo y cierre. El encabezamiento, en la parte superior, contiene el nombre o membrete de la empresa, lugar y fecha, nombre y cargo del destinatario. En algunos casos se incluye una referencia o asunto para que el destinarlo sepa rápidamente de qué se trata. El cuerpo: también consta de tres partes, la introducción, el núcleo que se debe caracterizar por su objetividad y claridad, y la conclusión. Para finalizar el cierre contiene la despedida y la firma.

Informes: sirven para responder a una solicitud y reflejan los resultados de un trabajo, investigación o reunión de datos. La estructura del informe debe ir respondiendo ordenadamente a las siguientes preguntas:
1. ¿Qué se investigó? (Introducción)
2. ¿Por qué? (Descripción del problema)
3. ¿Qué método se utilizó? (Materiales y métodos)
4. ¿Cuáles fueron los resultados? (Resultados)
5. ¿Cuáles son las conclusiones? (Conclusión)
Los informes también son formales, deben ser objetivos y claros.

Memorándum: se utiliza para intercambiar información entre distintas áreas de una empresa. Está compuesto por: destinatario, remitente, fecha, asunto, texto y firma. En muchas empresas se confeccionan en formularios pre impresos.

Circulares: su finalidad es comunicar novedades a las personas que forman el grupo de trabajo. Normalmente no se contestan excepto por motivos de cortesía o necesidad de alguna aclaración.

Solicitud: comunicación escrita que formula un pedido con el objetivo de obtener una respuesta inmediata. Puede contener la exposición del hecho que motiva la solicitud y culminar con el agradecimiento de cortesía.

Presentaciones con diapositivas: a partir de la popularización de programas de ofimática y el abaratamiento de los equipos, actualmente es muy común que las charlas o conferencias se acompañen con presentaciones electrónicas, herederas directas de la diapositiva que ilustró cientos de conferencias  durante muchas décadas. Básicamente una presentación consta de una diapositiva con el título de charla y nombre del o la expositor o expositora, una segunda diapositiva con los temas a desarrollar, y la última diapositiva con sencillo “Muchas gracias”. Las diapositivas que desarrollan el tema deben aplicar en lo posible la regla del seis: un máximo de seis líneas, y un máximo de seis palabras por línea. Se pueden combinar con animaciones, imágenes y películas incrustadas.

Queda mucho en el tintero, como la redacción científica, gacetilla de prensa, nota informativa y artículos, pero los dejaremos para nuestro próximo encuentro.

Saber más:
Manual de Redacción – La Habana – Cuba
Manual de Redacción Universidad de las Comunicaciones de Chile,  muy bueno.
Manuales para elegir y descargar gratis.

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