Como sellar el pago legalmente en las relaciones freelance

El tema de los pagos en las relaciones freelance es un tema muy complejo y delicado. En teoría no lo debería ser más que cualquier otra relación comercial, pero en la práctica la propia naturaleza e idiosincrasia en la que se desarrollan estas relaciones dificulta en muchas ocasiones el poder garantizar lo máximo posible las operaciones.

Primero para entrar en situación se tienen que dejar muy claros dos conceptos muy básicos: uno de ellos es la estructura de la relación (es decir, la ubicación del cliente y el prestador de servicios, el contacto físico entre ambos relativamente accesible, etc.). Y el segundo concepto que hay que dejar muy claro es que ni en una relación freelance, ni en ninguna relación comercial es posible sellar al cien por cien el pago, es decir, no hay mecanismo posible que no sea el cobro por adelantado (o bien la participación de entidades bancarias que por medio de créditos irrevocables o demás garantías financieras garanticen el pago, pero este no es el caso que aquí nos ocupa) que nos permita garantizar firmemente y  sin posibilidad de error el cobrar por nuestros servicios.

Ahora bien que no podamos garantizar al cien por cien que el cliente nos pague, no significa que no podamos dotarnos de las máximas herramientas para minimizar el riesgo de impago lo máximo posible. Y de eso se trata, así que probablemente será más acertado hablar de minimizar el riesgo de impago, que no hablar de sellar indefectiblemente el pago.

Y para minimizar el riesgo de impago se nos presentan varias alternativas, desde las más operativas, a las más legales. Entremos en detalle:

Probablemente el problema con el que se encuentran muchos trabajadores freelance cuando reciben un encargo del cliente, es que aún en muchos casos en este tipo de relaciones que se nos presentan al ser muy novedosas no todo el mundo está acostumbrado a unas formas de actuar y no existen unas pautas claras y conocidas por todo el mundo. Realmente el auge de estas relaciones es bastante nuevo y por eso no existen unas normas establecidas de pago habituales para todo el mundo (formas y medios de pago, etc.), y a veces tampoco ayuda la distancia entre las partes. Es más, incluso se puede decir que en muchas ocasiones tanto prestador de servicios como cliente, actúan de una forma poco profesional, casi amateur, es el primer punto a erradicar.

Y para erradicar estas practicas e inercias poco profesionales, el trabajador freelance tiene que gestionar sus servicios como lo que realmente es, una empresa, individual y propia, pero que en nada se diferencia a un trabajador por cuenta propia de toda la vida. Ello significa trabajar con clientes solventes, sin aceptar condiciones draconianas y demás consideraciones por el estilo. Pero sobretodo significa marcar unas políticas de pago muy precisas para todos los clientes, unas tarifas fijas y conocidas por los clientes, etc. Lo más aconsejable siempre será establecer el pago por adelantado, como que ello no será en muchos casos posible, la estrategia más aconsejable será la de repartir el riesgo, es decir, como mínimo en los primeros encargos exigir un porcentaje (el 50% estará bien) por adelantado y el resto a la finalización de cada proyecto.

Pero en muchas ocasiones esto no nos bastará, bien sea por la propia naturaleza del proyecto (gran dimensión, colaboración regular, etc.), en estos casos es donde de una manera más incisiva entrarán las consideraciones legales. Y al entrar las consideraciones legales también entra en juego la estructura de la propia relación comercial, veámoslo.

Aquí será de vital importancia la distancia entre cliente y prestador de servicios, es decir, si el proyecto es entre dos entes internacionales, o bien si cliente y prestador de servicios se encontrarán en el mismo país. En el primer caso no nos engañemos, en la gran mayoría de los casos poco o nada podremos hacer más que garantizar pagos por adelantado o bien acudir a medios de pago que retengan y liberen los pagos, etc., pues es ilusorio pensar que si los proyectos son pequeños y el cliente no nos paga vamos a entrar en batallas legales al respecto, nadie presentará demandas legales que le costarán más dinero que el impago.

Ahora bien, en los casos de los clientes y prestadores de servicios que se encuentran a relativa poca distancia, en un mismo marco jurídico, o bien en proyectos de muy elevada cuantía, sí que será muy aconsejable que además de la propia política de prevención de impagos se actúe como en cualquier relación comercial tradicional, ¿lo más aconsejable? Presentación de un presupuesto por escrito, documentación que demuestre la relación activa (incluyendo comunicaciones por correo electrónico entre las partes, etc.), y la presentación de facturas oficiales para el cobro o como mínimo documentos de pago donde ambas identidades (cliente y prestador de servicios) estén claramente definidas. Todo esto no nos garantizará el pago, pero sí que minimizará los riesgos, y en caso de producirse y salirnos rentable tendremos más opciones de recuperar algo o todo del dinero que nos pertenezca.

Un último inciso, todo prestador de servicios está obligado a estar dado de alta en los organismos oficiales correspondientes y debe hacerlo, pero tiene que quedar claro, que no estarlo o no presentar factura, no libera al cliente en caso de impago. Es decir, una cosa es la situación administrativa que el freelance mantiene con el poder público y otra muy distinta y sin relación en la obligación de pago de un acuerdo privado entre cliente y prestador de servicios.

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