Como se debe hacer un presupuesto

En la relación de trabajo entre el freelance o autónomo con quien lo contrata, el presupuesto no solo tiene importancia en establecer el valor del trabajo que se va a realizar, sino que también es la forma de establecer los límites del mismo. Esto, que muchas veces no es considerado, tiene una importancia capital.

Cuando se hace un presupuesto y no se incluyen detalles, corremos el riesgo de que buena parte del trabajo quede a la libre interpretación de la otra parte, con los consiguientes perjuicios, tanto en tiempo como en dinero.

¿Qué se debe incluir en un presupuesto?

Un presupuesto bien redactado debe incluir toda la información necesaria que permita al cliente saber por que se está pagando, pero además, desde el momento que el mismo puede adquirir la validez de un contrato, es una forma de evitar abusos por las partes.

Presupuesto

Un presupuesto debe contar con una descripción detallada del trabajo que se va a realizar, todo lo que incluye el trabajo, y tan importante como esto último, lo que no incluye. Por lo general, cuando se hace un trabajo, ambas partes aportan elementos necesarios para llevarlo adelante, como materiales, herramientas, etc.

Si hiciéramos un presupuesto por la construcción de una ventana, deberemos definir si los materiales y herramientas los proporcionaremos nosotros o el cliente. Esto es de vital importancia, ya que los materiales y recursos empleados en un trabajo suelen tener un valor igual o superior que el costo de la mano de obra, por lo que no definir adecuadamente estos puntos puede hacer que terminemos trabajando por mucho menos dinero del valor que tiene el trabajo.

La forma de pago es otro de los elementos esenciales en la formulación correcta de un presupuesto. En muchos casos, cuando el monto del presupuesto es bajo, resulta impracticable establecer adelantos o anticipos, por lo que deberemos confiar en el cliente. Sin embargo, cuando los montos son elevados, resulta muy importante asegurarse que el cliente no nos va a engañar, por lo que resulta adecuado solicitar un porcentaje al inicio de los trabajos o cuando se hayan cumplido algunas etapas del mismo.

En todo presupuesto se debe incluir el plazo de entrega del trabajo terminado, y en algunos casos, es también conveniente establecer los plazos para las etapas intermedias. Esto brinda garantías al cliente, pero además nos asegura que contaremos con el tiempo suficiente para la realización de los trabajos. De no establecerse correctamente los plazos de entrega, corremos el riesgo de incumplir con lo convenido, por lo que debe prestarse especial atención a este punto, evaluando correctamente el tiempo que insumirán los trabajos a realizar.

Forma de presentar un presupuesto

Todo presupuesto debe ser presentado de tal forma que resulte claro y a la vez conciso y concreto. Esto quiere decir que deberemos detallar cada parte del presupuesto, pero además deberemos hacerlo en forma clara, sin dejar lugar a dudas o interpretaciones.

El presupuesto es un escrito que debe contener párrafos cortos y bien diferenciados, empleando correctamente títulos y subtítulos para cada detalle del mismo. Esto facilita notablemente la lectura y comprensión del presupuesto.

Contrato

El hecho de que un presupuesto deba incluir todos los detalles de un trabajo a realizarse, no quiere decir que se deban incluir aspectos innecesarios ni extenderse excesivamente en la redacción. El cliente debe tener a mano todo lo necesario para evaluar nuestra propuesta, sin que por ello deba leer un libro.

Garantías y soporte técnico

Es deseable, tanto por parte del cliente como por parte del trabajador, garantizar el trabajo durante un determinado período de tiempo y ante ciertas fallas. Esto asegura al cliente que el trabajo estará bien hecho, y que en caso contrario, contará con la necesaria reparación o reposición. Pero también es un punto fuerte para el trabajador, ya que un presupuesto que incluye garantías muestra la confianza que tenemos en nuestras capacidades.

Algunos trabajos requieren soporte técnico, el cual podrá ser incluido en el presupuesto, estableciéndose el precio por separado. Muchos trabajadores, para “mejorar” su propuesta, brindan gratuitamente este soporte técnico durante un cierto período de tiempo. Para evitar malos entendidos, es conveniente en estos casos, establecer claramente el tipo de soporte y el tiempo por el cual se brinda.

Tanto las garantías como los soportes técnicos, son los más difíciles de presupuestar, ya que debe quedar perfectamente establecido todo lo que incluye y lo que no, concebir previamente todas las posibilidades y establecer pautas claras y muy concretas.

El presupuesto como forma de promocionar nuestro trabajo

El presupuesto es el primer contacto que el trabajador tiene con el cliente, por lo que tiene especial importancia. Presentar un presupuesto prolijo y ordenado, habla claramente de nuestra forma de proceder en el trabajo, de nuestra seriedad y profesionalidad.

Más allá de establecer las pautas y montos de un trabajo, el presupuesto también cumple funciones de promoción. El tono en que debe ser redactado también resulta vital. El trato debe ser distendido y amable, pero a la vez respetuoso y serio. Un presupuesto bien redactado puede ser la diferencia entre conseguir un trabajo o fracasar en el intento.

Debemos tener en cuenta que el cliente no solo evaluará el precio de la oferta, factor cuya importancia es variable, sino que valorará otros aspectos, algunos de los cuales son subjetivos, y que están relacionados con la forma de presentarnos.

7 Comments

  1. hugo
    Posted 7 enero 2011 at 13:46 | Permalink | Responder

    muy bueno tu relato y de beneficio para mi activida

  2. MONICA V.
    Posted 18 marzo 2011 at 03:56 | Permalink | Responder

    Si nos encontramos en el mes de marzo, y durante los meses de enero y febrero se han presentado gastos con un saldo a favor muy pequeño. El presupuesto a presentar para todo el año se puede realizar a partir del mes de marzo? o asi existan gastos en los dos meses anteriores es obligatorio presentarlo de enero a diciembr. gracias por su ayudad.

  3. fausto
    Posted 30 abril 2012 at 21:52 | Permalink | Responder

    Buen articulo sobre todo sencillo de entender

  4. gabriel
    Posted 11 noviembre 2012 at 23:01 | Permalink | Responder

    exelente y gracias

  5. Manuel
    Posted 13 diciembre 2012 at 21:13 | Permalink | Responder

    Me ha servido para mejorar un poco mas la manera de tratar a los clientes con los costos

  6. Marcos de EAE
    Posted 31 julio 2013 at 23:39 | Permalink | Responder

    Muy buen aporte. Hacer un presupuesto es la mejor forma de controlar los gastos y no incurrir en deudas que terminarían perjudicando aún más nuestra economía en estos tiempos de crisis. Para los que quieran instruirse al respecto aquí dejo una web que puede ser de mucha utilidad. http://www.eae.es/part-time/finanzas-y-contabilidad/master-de-direccion-financiera

  7. lau
    Posted 22 enero 2014 at 22:32 | Permalink | Responder

    Muchas gracias! Me ayudó.

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